Ayuda de iHabitar Staff para administración y portería
78 tutoriales · Para la administración, la portería, el salvavidas y el contador del conjunto.
Primeros pasos
Entrar, cambiar de conjunto, perfil, apariencia, tutoriales y asistente.
- Conocer iHabitar Staff y qué ve cada rol Qué es la app iHabitar Staff y qué pestañas y funciones tiene cada rol (administración, portería, piscina y contador). AdministraciónPorteríaPiscinaContador
- Iniciar sesión en iHabitar Staff Entra a la app con tu número de identificación y el código que te llega por WhatsApp y correo. 6 pasos · con video AdministraciónPorteríaPiscinaContador
- Cambiar de conjunto Si trabajas en más de un conjunto, elige con cuál quieres trabajar y cámbialo cuando quieras. 3 pasos · con video AdministraciónPorteríaPiscina
- Editar mi perfil y cambiar mi foto Actualiza tu nombre, teléfono, correo, género y foto de perfil en iHabitar Staff. 8 pasos · con video AdministraciónPorteríaPiscina
- Cambiar la apariencia (modo claro u oscuro) Elige entre modo Claro, Oscuro o Como el teléfono para ver la app. 3 pasos AdministraciónPorteríaPiscina
- Ver mis notificaciones Dónde ver los avisos de nuevos pagos, solicitudes, visitas y casos que te llegan en la app. 3 pasos AdministraciónPorteríaPiscina
- Ver los tutoriales guiados de la app Repite el recorrido guiado de cada pestaña o el Recorrido completo desde Más > Tutoriales. 5 pasos · con video AdministraciónPorteríaPiscina
- Usar el botón Asistente Qué es el botón flotante Asistente, qué puedes preguntarle, por qué puede no aparecer y qué no hace. 3 pasos AdministraciónPortería
- Cerrar sesión Sal de tu cuenta en iHabitar Staff, por ejemplo al entregar el turno o el celular. 2 pasos AdministraciónPorteríaPiscinaContador
- Eliminar mi cuenta Cómo eliminar tu cuenta de iHabitar Staff, qué se borra, qué se conserva y cómo confirmarlo con un código. 9 pasos AdministraciónPorteríaPiscina
Portería
Registrar visitas, validar QR, llegada en línea, placas, domicilios y llamadas.
- Conocer la pestaña Portería Qué hay en la pantalla principal del vigilante y para qué sirve cada botón. 6 pasos Portería
- Registrar una visita en portería Anota a una persona que llega sin invitación indicando la vivienda y el residente al que visita. 12 pasos · con video Portería
- Validar el QR o el código de un visitante Escanea el QR o escribe el código de 4 dígitos para ver a qué vivienda va el visitante. 7 pasos · con video Portería
- Aceptar o rechazar a un visitante Decide si el visitante entra, anota su vehículo y qué hacer si la vivienda está en mora. 10 pasos · con video Portería
- Escribir al residente por WhatsApp Avisa a un residente por WhatsApp desde la visita, la placa o el registro de visita. 7 pasos Portería
- Buscar un vehículo por placa Averigua a quién pertenece un carro o moto, o qué visita lo registró. 7 pasos · con video Portería
- Ver las visitas de hoy Consulta quién está dentro, quién falta por llegar y el historial de cada visita. 6 pasos · con video Portería
- Avisar un domicilio o paquete Registra un domicilio que llegó a portería para el residente, con foto opcional. 8 pasos · con video Portería
- Entregar un domicilio al residente Marca que un domicilio llegó a portería y cuando el residente lo recoge. 7 pasos · con video Portería
- Ver las llegadas en línea de visitantes Entiende el tablero Llegadas en portería, donde ves quién avisó su llegada con el QR de la portería. 7 pasos PorteríaAdministración
- Qué pasa cuando se llama al residente Cómo suena la llamada en el celular del residente, qué ves tú mientras tanto y qué hacer si no contesta. 4 pasos Portería
- Registrar el ingreso de una llegada aprobada Cuando el residente aprueba, deja entrar al visitante escaneando su QR o con el botón Registrar ingreso. 8 pasos · con video Portería
- Autorizar una llegada desde portería Autoriza tú mismo cuando el residente no contesta, o incluso si rechazó, y queda registrado con tu nombre. 9 pasos Portería
- Crear y administrar el QR de portería Crea, cambia o desactiva el QR que los visitantes escanean al llegar; el vigilante solo lo consulta. 15 pasos · con video AdministraciónPortería
- Compartir el afiche del QR de portería Elige un diseño del afiche con el QR de la entrada y compártelo para imprimirlo o enviarlo. 7 pasos · con video AdministraciónPortería
- Usar la pestaña Más del vigilante Dónde están los anuncios, las viviendas, las viviendas en mora, los casos y tu cuenta. 3 pasos Portería
Piscina
Registrar ingresos y revisar reservas de la piscina.
- Registrar el ingreso a la piscina Registra quién entra a la piscina escaneando el QR de la reserva del residente o buscando la vivienda a mano. 13 pasos · con video Piscina
- Ver quién ha entrado a la piscina Consulta los últimos ingresos y la lista completa de registros de la piscina, con hora, personas y vivienda. 3 pasos Piscina
- Entender los estados de una reserva de piscina Qué significan Reserva aprobada, pendiente, cancelada y vencida cuando escaneas un QR de piscina. Piscina
Viviendas y residentes
Torres, apartamentos, residentes, aprobaciones y personal.
- Entender la pestaña Inicio de la administración Qué ves al abrir la app como administrador, cómo leer la bandeja Por revisar y para qué sirven los Accesos rápidos. 8 pasos Administración
- Buscar viviendas y ver quién está en mora Usa la pestaña Viviendas para encontrar un apartamento por nombre o documento y filtrar las que están en mora. 6 pasos · con video Administración
- Ver el detalle de una vivienda Consulta los residentes, vehículos, visitas, facturas y reservas de un apartamento y contacta a sus residentes. 10 pasos · con video Administración
- Usar Más acciones de una vivienda Marca una vivienda al día, corrige su estado de cuenta, activa un acuerdo de pago o exporta sus datos desde el detalle. 15 pasos · con video Administración
- Aprobar o rechazar un registro nuevo de residente Revisa la solicitud de una persona que pidió acceso al conjunto, asígnale torre, apartamento y rol, y apruébala o recházala con una razón. 10 pasos · con video Administración
- Aprobar o rechazar un cambio de correo Compara el correo anterior con el nuevo que pidió un residente y decide si lo apruebas o lo rechazas con una razón. 8 pasos Administración
- Crear un residente uno por uno Registra a un propietario o arrendatario en su vivienda, con sus datos personales y un vehículo opcional. 11 pasos · con video Administración
- Importar residentes desde un archivo Excel Carga muchos residentes a la vez con un archivo Excel o CSV, confirma las columnas y corrige duplicados antes de subir. 11 pasos Administración
- Agregar personal del conjunto Da acceso a la app Staff a un vigilante, piscinero, contador u otro miembro del personal escribiendo su documento y eligiendo su rol. 9 pasos · con video Administración
- Quitar a alguien del personal del conjunto Elimina a un miembro del personal para que deje de tener acceso a la app Staff del conjunto. 6 pasos · con video Administración
Pagos y cobro
Pagos por revisar, mora, estado de cuenta, paz y salvo y recaudo en línea.
- Conocer la pestaña Pagos Qué hay en la pestaña Pagos de la administración, qué hace cada fila y dónde están los ajustes de cobro. 5 pasos · con video Administración
- Revisar y aprobar el pago de un residente Abre el comprobante que subió un residente, confirma la referencia y apruébalo o recházalo. 12 pasos Administración
- Registrar un pago recibido fuera de la app Anota el pago de un residente que te consignó o pagó por otro medio, adjuntando el comprobante, para que las facturas queden pagadas. 10 pasos · con video Administración
- Ver las viviendas en mora Filtra las viviendas con saldo vencido, mira cuánto deben y qué puedes hacer con cada una. 7 pasos Administración
- Importar el estado de cuenta desde Excel Sube el archivo del programa contable con lo que debe cada apartamento y deja la cartera del conjunto al día en iHabitar. 13 pasos Administración
- Configurar el código de vivienda para importar Enséñale a iHabitar cómo leer el número con el que tu programa contable identifica cada apartamento, para separar torre y apartamento al importar. 10 pasos Administración
- Configurar la cuota máxima, los días de gracia y el interés por mora Define cuánto es la cuota de administración más alta, cuántos días de gracia tienen los residentes y qué interés diario se cobra por mora. 11 pasos Administración
- Aprobar o rechazar una solicitud de paz y salvo Responde la solicitud de paz y salvo de un residente: elige hasta cuándo vale el certificado o rechaza con una razón. 10 pasos Administración
- Configurar el formato y la firma del paz y salvo Deja listos el nombre de quien firma, la ciudad, los logos y la firma que aparecen en los certificados de paz y salvo. 10 pasos Administración
- Agregar la cuenta bancaria del conjunto Registra la cuenta del conjunto para que los residentes sepan a dónde transferir, y elimina las que ya no uses. 10 pasos Administración
- Activar los pagos en la app Prende el pago en línea para que los residentes paguen la administración desde la app, completando la lista de pasos de configuración. 9 pasos Administración
- Firmar el anexo de recaudo Lee y firma con un código el anexo que autoriza el recaudo en línea. Se hace una sola vez, al activar los pagos en la app. 8 pasos Administración
- Registrar la cuenta donde el conjunto recibe los pagos en línea Elige la cuenta bancaria o billetera a la que iHabitar transfiere el dinero recaudado, y cámbiala de forma segura con un código. 19 pasos Administración
- Elegir los métodos de pago en línea Prende o apaga con interruptores los métodos con los que los residentes pueden pagar desde la app, como tarjeta, PSE, Nequi o Botón Bancolombia. 4 pasos Administración
- Elegir quién paga la comisión Decide si el conjunto o el residente asume el costo de cada pago en línea y mira un ejemplo con números antes de elegir. 5 pasos Administración
- Usar el simulador de pagos Calcula cuánto paga el residente y cuánto recibe el conjunto en un pago en línea, incluyendo la comisión de iHabitar y el IVA. 4 pasos · con video Administración
- Ver el dinero recaudado en la app Mira cuánto dinero han pagado los residentes en línea, cuándo te lo transfieren, el historial de movimientos y cómo pedir una transferencia inmediata. 8 pasos · con video Administración
- Ver el desglose de un pago en línea Abre un pago hecho en la app y mira cuánto pagó el residente, cuánto cobró iHabitar y cuánto le llegó al conjunto. 3 pasos · con video Administración
Comunidad
Anuncios, zonas comunes, reglamento, asambleas y sugerencias.
- Conocer la pestaña Comunidad Qué hay en la pestaña Comunidad de la administración: anuncios, asambleas, reservas, zonas comunes, reglamento, convivencia y mantenimiento. 5 pasos Administración
- Crear un anuncio para los residentes Escribe un aviso, elige a qué viviendas llega y envíalo de inmediato como notificación en la app de los residentes. 11 pasos · con video Administración
- Configurar una zona común Crea o edita una zona común (salón, BBQ, cancha, gimnasio, piscina) con su precio, capacidad, horarios, días bloqueados y artículos. 18 pasos · con video Administración
- Crear una reserva de zona común para una vivienda Reserva por un residente un salón, BBQ, cancha u otra zona común: elige la zona, la vivienda, la fecha y confirma el valor. 9 pasos Administración
- Revisar una reserva y marcar su depósito Mira el detalle de una reserva de zona común, su factura y marca cuando el depósito se pagó en efectivo y cuando se devolvió. 13 pasos Administración
- Cargar o actualizar el reglamento del conjunto Escribe el reglamento o impórtalo desde un PDF, .txt o .md para que el asistente responda a los residentes citando el artículo. 9 pasos Administración
- Crear una asamblea con sus votaciones Prepara una asamblea de propietarios con su agenda en PDF y las preguntas que se votarán, antes de iniciarla. 17 pasos · con video Administración
- Dirigir una asamblea en vivo Inicia la asamblea, abre y cierra cada votación, sigue el quórum, los votos y los poderes en tiempo real y finaliza la asamblea. 13 pasos Administración
- Enviar una sugerencia desde el Buzón de sugerencias Escribe una sugerencia o comentario para mejorar el servicio desde la pestaña Más de portería. 6 pasos Portería
Casos y mantenimiento
Casos de convivencia, reportes privados, plazos, daños y mantenimiento.
- Atender un caso de convivencia y enviar la citación Revisa el reporte de un residente, vincula las viviendas implicadas, escribe la nota, envía la citación y cierra el caso con una decisión. 17 pasos AdministraciónPortería
- Reportar un daño o registrar una incidencia Registra un daño o problema del conjunto en seis pasos, con evidencia, y avisa a los residentes afectados. 11 pasos · con video AdministraciónPortería
- Dar seguimiento a una incidencia: estado, notas e informe Cambia el estado de una incidencia, agrega notas con cada avance, resuélvela avisando a los residentes y descarga el informe de gestión en PDF. 20 pasos AdministraciónPortería
- Preparar y publicar una incidencia desde un borrador Redacta con calma una incidencia en Borradores, escribe un aviso distinto para cada vivienda, revisa los destinatarios y publícala. 14 pasos Administración
- Crear un caso privado Registra lo que pasó con una o varias viviendas, con descripción, prioridad y evidencia, para que solo lo vea el personal y esas viviendas. 9 pasos AdministraciónPorteríaPiscina
- Escalar el reporte de un residente a un caso privado Convierte un reporte de convivencia en un caso privado para fijar plazos y recordatorios a los apartamentos involucrados. 8 pasos Administración
- Seguir y cerrar un caso privado Agrega notas y evidencia, cambia el estado, mira el historial, cierra el caso con una nota y reábrelo si hace falta. 11 pasos AdministraciónPorteríaPiscina
- Fijar un plazo a un apartamento en un caso privado Dale una fecha límite a un apartamento y programa recordatorios por correo y por la app a los 10, 5, 3 y 1 día y el día del vencimiento. 8 pasos Administración
- Cambiar, cumplir o quitar un plazo Mueve la fecha de un plazo, márcalo como cumplido para detener los recordatorios o quítalo. 10 pasos Administración
- Ver si el residente vio el aviso del plazo Consulta el historial de notificaciones de un plazo: qué se envió, a quién, por qué canal y si lo vieron en la app o abrieron el correo. 6 pasos Administración
Reportes y contabilidad
Exportar datos y entrar a Contabilidad.
- Exportar datos y reportes del conjunto Genera reportes de usuarios, visitas, reservas, facturas o estado de cuenta; llegan a tu correo como un enlace de descarga. 12 pasos · con video Administración
- Entrar a Contabilidad Cómo entran a Contabilidad el contador y la administración, y qué pasa si el conjunto no tiene el software contable activo. 4 pasos AdministraciónContador