Módulo · Recaudo
Pago de la administración en línea, desde la app del conjunto
El residente ve sus facturas en la app iHabitar y paga la cuota de administración con Nequi, PSE, Botón Bancolombia o tarjeta, a través de la pasarela Wompi. El pago aprobado marca la factura como pagada al instante, y el dinero se transfiere a la cuenta del conjunto. Quien prefiera transferir sigue pudiendo hacerlo y subir el comprobante.
El punto de partida
Cuadrar transferencias contra pantallazos no es administrar
Cuando el recaudo depende de transferencias, la administración pasa los primeros días del mes comparando pantallazos de WhatsApp contra el extracto, preguntando a qué apartamento corresponde cada consignación y digitando pagos en una hoja de cálculo. El residente, mientras tanto, no sabe si su pago ya quedó aplicado.
Con los pagos en la app, el residente paga desde la factura y el resultado aparece en su pantalla. La administración no tiene que revisar ese pago: la pasarela lo confirma y la factura cambia de estado sola. Solo los pagos por transferencia pasan por revisión, con el soporte a la vista.
Cómo funciona
De la factura al dinero en la cuenta del conjunto
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Paso 01
La administración activa los pagos
Registra la cuenta del conjunto donde recibe el dinero, elige qué métodos ofrece, decide si la comisión la asume el conjunto o el residente y firma el anexo de recaudo con un código que llega al correo.
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Paso 02
El residente ve lo que debe
En la pestaña Pagos están las facturas por pagar y las pagadas, con su fecha límite. Desde una factura puede marcar otras pendientes para pagarlas todas con un solo pago.
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Paso 03
Paga con el método que prefiera
Nequi con aprobación en el celular, PSE con su banco, Botón Bancolombia o tarjeta de crédito o débito, diferida de 1 a 48 cuotas y guardada para la próxima vez. Si el conjunto traslada la comisión, el valor aparece antes de confirmar.
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Paso 04
La factura queda pagada
El pago aprobado marca la factura como pagada y actualiza el estado de la vivienda. El dinero se acumula y se transfiere a la cuenta del conjunto cada semana, los martes.
Lo que ve cada uno
La administración
- Tarjeta de dinero recaudado en la app: disponible para transferir, próxima transferencia, última transferencia y el detalle de cada pago, exportable en CSV.
- Transferencias semanales a la cuenta del conjunto, y la opción de pedir una transferencia inmediata una vez al día.
- Por seguridad, una cuenta nueva o cambiada espera 48 horas antes de recibir dinero, y el cambio se confirma con un código al correo.
- Pagos por revisar: el soporte de la transferencia, el valor pagado y la referencia, para aprobar o rechazar con motivo.
- Registro de pagos recibidos por fuera de la app e importación del estado de cuenta desde el Excel del programa contable.
El residente
- Facturas agrupadas por mes, con buscador, fecha límite y estado.
- Solo ve los métodos que el conjunto dejó activos, y la cuenta bancaria del conjunto para transferir si lo prefiere.
- Resultado del pago en pantalla: aprobado, rechazado o pendiente, sin recargar.
- Comprobantes de transferencia con su estado: pendiente, en revisión, aprobado o rechazado, con aviso cuando la administración decide.
- Tarjetas guardadas que puede borrar cuando quiera.
Qué se paga y qué no
Las apps y la configuración del recaudo vienen incluidas en la plataforma. Cada pago en línea tiene un costo, como en cualquier pasarela: el conjunto decide si lo asume o si lo traslada al residente que paga, y en ese caso el residente lo ve antes de confirmar.
Pagar por transferencia y subir el comprobante no tiene costo en la app.
Preguntas frecuentes
¿El dinero llega a la cuenta del conjunto?
Sí. Los pagos se procesan por la pasarela Wompi y iHabitar transfiere lo recaudado a la cuenta que registre la administración, idealmente a nombre del conjunto y con su NIT. Las transferencias son semanales, los martes, y la administración puede pedir una transferencia inmediata cuando el saldo disponible lo permite.
¿Quién paga la comisión del pago en línea?
Lo decide el conjunto. Si la asume el conjunto, el residente paga el valor de su factura y la comisión se descuenta de lo que recibe la copropiedad. Si la traslada, el residente paga la factura más la comisión y el conjunto recibe el valor completo. En los dos casos el residente ve el valor antes de confirmar.
¿Hay que revisar cada pago en línea?
No. Los pagos con tarjeta, PSE, Nequi o Botón Bancolombia se aprueban solos cuando la pasarela los confirma, y la factura queda pagada. Solo los pagos por transferencia pasan por la bandeja de pagos por revisar, donde la administración compara el soporte con su banco.
¿Los residentes pueden seguir pagando por transferencia?
Sí. Aunque los pagos en línea estén activos, el residente siempre puede transferir a la cuenta del conjunto y subir la foto del comprobante desde la factura. Los pagos en línea tienen un valor mínimo, que la app muestra; por debajo de él, el residente puede sumar más facturas o transferir.
¿Los pagos llegan a la contabilidad?
Con el módulo iHabitar Contable, sí: un pago aprobado en la app entra al libro contable sin transcribirlo y se aplica a la cartera de la vivienda. Sin el módulo contable, el pago queda registrado en la factura y en el estado de la vivienda dentro de la plataforma.
En las apps
- Nequi con confirmación en el celular iHabitar
- PSE y Botón Bancolombia iHabitar
- Tarjetas guardadas y cuotas iHabitar
- El resultado del pago aparece solo iHabitar
- Transferencia bancaria con soporte iHabitar
- Pagos en línea y simulador de comisión iHabitar Staff
- Facturas en revisión iHabitar Staff
- Los pagos de la app llegan solos iHabitar Contable
Tutoriales paso a paso
Lo que dice la ley
- Cuotas de administración: cálculo, mora y acuerdos de pago Cuota de administración por coeficiente: cómo se calcula, cuánto interés de mora se puede cobrar, cómo se imputan los pagos y qué lleva un acuerdo de pago.
- Intereses de mora en propiedad horizontal: tasa y cálculo Cómo consultar cada mes la tasa certificada por la Superintendencia Financiera y calcular los intereses de mora de una cuota de administración.
- Paz y salvo de administración: qué es y cómo se expide Para qué sirve el paz y salvo de la copropiedad, quién lo firma, cuándo es obligatorio al vender o arrendar, qué debe decir y qué pasa si hay deuda.
Otros módulos de iHabitar
Todas las funcionalidades- Control de acceso con QR El residente invita, el visitante entra con QR o código y la portería deja registro de cada ingreso.
- Citofonía virtual Quien llega sin invitación escanea el QR de la portería y el residente autoriza desde su celular.
- Reservas de zonas comunes Salón social, BBQ, canchas y piscina con calendario, cupo por vivienda, cobro y depósito.
- Asambleas virtuales Los propietarios votan desde el celular, una vivienda un voto, con poderes y resultados en vivo.
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