Software para administradores de propiedad horizontal
Mi oficina es el escritorio del administrador dentro de iHabitar Staff: las actas con firma electrónica, los
contratos, el inventario, la agenda y la correspondencia de todos sus conjuntos, en una sola bandeja que
empieza por lo que vence hoy. Es gratis y funciona en el celular y en el computador.
Video de 56 segundos con el recorrido de Mi oficina. Resume el texto de esta página: bandeja del día, firma de actas, contratos, inventario y entrega de cargo.
Gratis
La oficina del administrador no se cobra
Mi oficina viene incluida en iHabitar Staff. No hay costo por acta, por contrato, por conjunto ni por
asistente, y no tiene que cambiar nada en su conjunto para empezar: basta con crear la cuenta y registrar
el NIT.
Si además el conjunto usa iHabitar para la portería, los pagos o las asambleas, sus documentos quedan
conectados con la residencia. Cuando cambie el administrador, el historial se queda.
Sin costo para el administrador ni para su equipo
Android, iOS y Windows
Sin límite de conjuntos, actas ni contratos
No necesita que el conjunto use iHabitar
Qué incluye
Todo lo que un administrador de propiedad horizontal lleva en papel, en un solo lugar
Actas con firma electrónica y QR de verificación
Redacte el acta de la reunión, de una visita o de la entrega de un apartamento y envíela a firmar sin imprimir nada. Cada firmante recibe un enlace personal, se identifica con un código que le llega al correo y firma desde su celular o en persona, en el mismo dispositivo.
Declare para qué es el acta: reunión, entrega de apartamento o zona común, inventario, obras, equipos, oficina o visita de inspección.
Los asistentes y firmantes quedan con su rol, y las fotos y soportes llevan fecha y huella digital (SHA-256).
El documento firmado incluye una constancia y un código QR: cualquiera puede verificar en ihabitar.com que el PDF es el original.
Los compromisos del acta pasan a la agenda con responsable y fecha, y se actualizan con anexos fechados.
Si edita un acta ya firmada, se crea una versión nueva sin firmar; el PDF firmado anterior se conserva.
Contratos y plantillas, con importación de PDF
Prepare contratos de prestación de servicios, de obra o de suministro con campos que se llenan solos: contratista, objeto, valor, forma de pago, fechas, renovación, pólizas y supervisor. Si ya tiene un modelo en PDF, súbalo: iHabitar lo convierte en una plantilla con campos reemplazables que usted revisa antes de usarla.
Estados claros: borrador, aprobación, firma, vigente, por vencer, vencido, renovado y terminado.
Otrosíes, fecha y causa de terminación, y lista de verificación de SG-SST y seguridad social del contratista.
La importación de PDF no envía su documento a terceros por defecto.
El contrato también se firma con el mismo motor de firma electrónica que las actas.
Alertas de vencimiento de pólizas y seguridad social
Cada póliza y cada soporte de seguridad social del contratista lleva su fecha de vencimiento. La oficina se la recuerda a los 60, 30 y 7 días, y los contratos por vencer aparecen en la bandeja del día, en rojo, sin que tenga que revisar carpeta por carpeta.
Pólizas de cumplimiento, de responsabilidad civil y las que cada contrato exija.
Aviso previo de renovación automática y fecha de terminación.
Los vencimientos también aparecen como eventos en la agenda.
Inventario y recorridos con fotos, también sin conexión
Recorra el conjunto con el celular: por cada área registre elementos, su estado, observaciones y fotos con fecha. Los sótanos y las terrazas no siempre tienen señal, así que el recorrido se puede hacer sin conexión y se sincroniza cuando vuelve el internet.
Estados por elemento: pendiente, en proceso, ejecutado, con novedad, retirado o no aplica.
Datos opcionales: cantidad, condición, valor, marca, serie, garantía, responsable y próxima revisión.
Cada recorrido genera un PDF, y el inventario se exporta a PDF o Excel.
Agenda y notas inteligentes
Reuniones, vencimientos de contratos, plazos legales y tareas del equipo viven en una sola agenda. Las notas se pueden enlazar con @ a un acta, un contrato, una carta o un contratista, para encontrar todo desde cualquier punto.
Agenda compatible con Google, Outlook y archivos .ics: puede ver las fechas del conjunto en el calendario que ya usa.
Recordatorios de plazos legales con anticipación escalonada.
Búsqueda global por actas, contratos, contratistas, inventario, tareas y notas.
Correspondencia con radicado y convocatorias (Ley 675, art. 39)
Radique las cartas que entran y salen con consecutivo automático por conjunto y por año (ENT-2026-0001, SAL-2026-0001), con adjuntos, fecha límite de respuesta y estado. Las cartas por responder aparecen en la bandeja. Para las asambleas, prepare la convocatoria en PDF y registre cómo y cuándo se envió.
La app calcula el plazo de convocatoria de la asamblea ordinaria según el artículo 39 de la Ley 675 de 2001 (quince días calendario) y le avisa si se queda corto.
Cada envío de la convocatoria queda registrado como carta de salida con el PDF adjunto.
Las cartas llevan historial de cambios y adjuntos con huella digital.
Informe de gestión anual
Al acercarse la asamblea, iHabitar reúne lo que ya registró durante el año —actas, contratos, compromisos, inventario, tareas y agenda— en un borrador del informe de gestión, para que usted lo revise, lo ajuste y lo presente.
Se prepara por conjunto y por período, y se exporta a PDF.
Usted lo revisa y lo edita: el borrador no se presenta solo.
Directorio de contratistas
Cada contratista tiene su ficha con datos, documentos, contratos y pólizas. Antes de contratar de nuevo, consulte el historial: con quién trabajó, cuándo venció su póliza y qué quedó pendiente.
Personas naturales y empresas.
Todos los contratos de un contratista, en un solo lugar.
Entrega de cargo y traspaso
Cuando un administrador entrega el conjunto, genera un paquete en ZIP con las actas, los contratos, los contratistas, el inventario, las plantillas, las notas, la agenda y los compromisos, con un índice y las huellas de cada archivo. Si el conjunto está vinculado a una residencia en iHabitar, el historial se traspasa al nuevo administrador.
El paquete se descarga durante siete días y se puede revocar antes.
Un acta de entrega deja constancia de lo que se recibe.
Solo la persona dueña de la oficina puede generarlo.
Varios conjuntos, cada uno con su NIT
Un solo acceso para administrar todos los conjuntos que lleva. Cada conjunto se registra con su NIT y su información propia, y la bandeja del día permite ver todos juntos o filtrar por uno.
No necesita que el conjunto use iHabitar para portería o pagos: puede registrarlo solo para llevar su oficina.
Si después el conjunto se vincula a una residencia de iHabitar, los documentos quedan también del conjunto y sobreviven a un cambio de administrador.
Equipo con permisos por módulo
Invite a sus asistentes, elija en qué conjuntos trabajan y qué pueden hacer en cada módulo: ver, editar o enviar. Asígneles tareas y vea qué lleva cada uno. La firma como representante legal es solo de la persona dueña de la oficina.
Permisos por conjunto y por módulo.
Las tareas del equipo aparecen en la bandeja de quien las tiene.
Versiones y auditoría
Todo se puede corregir sin perder el rastro. Cada cambio guarda una versión completa, quién lo hizo y desde dónde: puede compararlas y restaurar una anterior, que se guarda como una versión nueva.
Historial de cambios en actas, contratos, cartas, tareas y más.
Registro de quién hizo qué, incluidas las acciones pedidas al asistente.
Asistente de IA con confirmación
Pídale en lenguaje natural: «¿qué cartas tengo pendientes por responder?», «radica una carta de entrada», «crea la convocatoria de la asamblea ordinaria». Las consultas las responde de inmediato; todo lo que va a escribir se lo propone en una tarjeta y solo se guarda cuando usted confirma.
Respeta los mismos permisos que usted tiene.
Nunca envía una convocatoria por su cuenta.
Lo que hace el asistente queda en la auditoría.
Empiece hoy
Descargue iHabitar Staff y abra Mi oficina
Cree su cuenta de administrador, registre el NIT de su primer conjunto y empiece por la bandeja del día. La
app es la misma que usa la portería de los conjuntos que ya trabajan con iHabitar.
Sí. Mi oficina viene incluida en iHabitar Staff, que no tiene costo para el administrador ni límite de usuarios. No se cobra por acta, por contrato ni por conjunto.
¿La firma electrónica de las actas es válida en Colombia?
La Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 reconocen la firma electrónica como un medio para firmar mensajes de datos. iHabitar identifica a cada firmante con un código enviado a su correo, guarda su consentimiento, la fecha y la huella digital del documento, y entrega una constancia verificable con un código QR. Si un documento en particular requiere una forma distinta de firma, consúltelo con su asesor jurídico: esta página no es asesoría legal.
¿Sirve si mi conjunto no usa iHabitar?
Sí. Puede crear su cuenta de Staff y registrar el conjunto por su NIT sin que tenga portería, pagos ni residentes en iHabitar. Si más adelante el conjunto adopta la plataforma, se puede vincular y los documentos quedan también asociados a la residencia.
¿Puedo manejar varios conjuntos con una sola cuenta?
Sí. Cada conjunto se registra con su propio NIT, y en la bandeja del día ve los pendientes de todos juntos o de uno en particular. Puede invitar asistentes y elegir en qué conjuntos trabaja cada uno.
¿Funciona sin internet?
El recorrido de inventario con fotos se puede hacer sin conexión y se sincroniza cuando el celular vuelve a tener señal. El resto de Mi oficina, como firmar actas o enviar convocatorias, necesita conexión.
¿Qué pasa con los documentos cuando entrego el cargo?
Genera un paquete en ZIP con las actas, los contratos, el inventario y el resto del historial del conjunto, con un índice y huellas digitales de cada archivo. Si el conjunto está vinculado a una residencia de iHabitar, el historial se traspasa al administrador que llega y no se pierde con el cambio.
¿Cómo avisa de los vencimientos de pólizas y contratos?
Cada póliza y cada soporte de seguridad social tiene fecha de vencimiento. La app avisa a los 60, 30 y 7 días y muestra los contratos por vencer en la bandeja del día.
¿Qué hace el asistente de IA y puede equivocarse?
Responde consultas sobre su oficina y prepara acciones, como radicar una carta o crear una convocatoria. Antes de guardar cualquier cambio le muestra una tarjeta para que confirme, y respeta sus permisos. Revise siempre lo que propone, como lo haría con el trabajo de un asistente nuevo.
¿Cómo calcula la convocatoria de la asamblea?
Para la asamblea ordinaria cuenta quince días calendario antes de la reunión, según el artículo 39 de la Ley 675 de 2001, sin contar el día de la reunión. Si ya se pasó ese plazo, la app se lo advierte antes de registrar el envío. Confirme siempre lo que disponga el reglamento de su propiedad horizontal.
¿Dónde descargo la app?
iHabitar Staff está disponible para Android, iOS y Windows. Los enlaces de descarga están en esta página.
Lleve la oficina del conjunto en el celular
Descargue iHabitar Staff, o escríbanos y le mostramos Mi oficina con un conjunto de prueba. Sin compromiso.
