Preguntas frecuentes sobre iHabitar

iHabitar es una plataforma colombiana para administrar conjuntos residenciales y edificios de propiedad horizontal. Está compuesta por una app para residentes, una app para el personal del conjunto, un portal web para los invitados y un módulo contable para la copropiedad.

La app de residentes, la app del personal y el portal de invitados son gratuitas, con todas sus funcionalidades: ninguna queda bloqueada detrás de un pago. Solo dos cosas tienen costo y las dos son opcionales: iHabitar Contable, el módulo de contabilidad que contrata la copropiedad aparte, y el Golden Pass, una compra única que hace el residente que quiera darle acceso permanente a un invitado frecuente. Aparte de eso, cada copropiedad decide si asume la comisión de la pasarela cuando alguien paga en línea o si la traslada a quien paga; cuando se traslada, el valor aparece en pantalla antes de confirmar el pago.

La app no le cuesta nada. La descarga es gratuita en Google Play y en la App Store, y todas sus funcionalidades están incluidas: invitaciones, códigos QR, domicilios, pagos, reservas, asambleas y comunicados. El servicio lo contrata la copropiedad. Lo único que el residente puede llegar a comprar, si quiere, es el Golden Pass. Si su conjunto decidió trasladar la comisión de la pasarela, ese valor se le muestra antes de confirmar cada pago en línea.

No. La app del personal viene incluida con la plataforma, en sus tres roles —administrador, portería y piscina— y en todas sus plataformas: Android, iOS y Windows. Tampoco se cobra por usuario ni por portería adicional.

No necesita instalar nada, ni pagar nada. El residente comparte un enlace de invitación, el invitado lo abre en el navegador de su celular y ahí aparece su código QR y su código de acceso escrito para presentar en la portería.

Cada invitación tiene un código de acceso escrito además del QR. El guarda puede digitar ese código, buscar la visita por la placa del vehículo o registrar la visita directamente desde la app de portería.

Con Nequi, PSE, botón Bancolombia y tarjeta de crédito o débito a través de la pasarela Wompi, con diferido de 1 a 48 cuotas. Los conjuntos que aún reciben transferencias pueden seguir haciéndolo: el residente sube el soporte desde la app y la administración lo aprueba o lo rechaza con motivo.

Sí, y sin costo adicional. La administración crea la asamblea con sus votaciones desde la app de personal, y los propietarios votan desde su celular. El quórum y los resultados se actualizan en vivo, se admiten poderes o delegaciones de voto entre unidades, y las unidades en mora quedan marcadas como no elegibles según el reglamento.

Es un acceso permanente para un invitado frecuente —la pareja, un familiar, quien trabaja en la casa— con pago único y sin mensualidad, que dura mientras el residente viva en la unidad y el conjunto use iHabitar. Lo compra el residente desde la app, es la única compra que existe dentro de la aplicación y es totalmente opcional: sin él, invitar a alguien sigue siendo gratis y sin límite. La portería verifica al invitado con su documento, o con su foto si él la agregó y la autorizó: la foto es opcional. El residente tiene 5 días hábiles desde el pago para retractarse de los pases que nadie haya usado en la portería, con devolución en máximo 15 días calendario.

La plataforma base cubre la operación del conjunto —accesos, visitas, domicilios, reservas, comunicados y recaudo— y viene incluida. iHabitar Contable es el módulo de contabilidad de la copropiedad: partida doble, plan de cuentas, cuotas por coeficiente, cartera con intereses de mora, retenciones, presupuesto, conciliación bancaria y estados financieros. Ese módulo se contrata aparte, porque es el software contable de la copropiedad, conectado con los pagos de la app.

Está construido sobre ella: el marco técnico de la Ley 1314 de 2009 que aplica a las copropiedades (Grupo 3, o Grupo 2 cuando corresponde) y el Documento de Orientación Técnica 15 del CTCP, plan de cuentas del Decreto 2650 de 1993, cuotas por coeficiente e interés de mora con el tope de 1,5 veces el interés bancario corriente conforme a la Ley 675 de 2001, fondo de imprevistos de al menos el 1 % y retenciones de la DIAN con sus certificados.

Sí. Un pago aprobado en la pasarela entra al módulo contable sin que nadie lo transcriba, se aplica a las cuotas que eligió el residente —primero a sus intereses, como manda la ley— y actualiza el estado de cartera de la unidad. Una revisión diaria confirma que no se haya quedado ningún pago por fuera.

Sí. El personal puede pertenecer a varias residencias y cambiar entre ellas dentro de la app. Al cambiar de conjunto, la información del anterior desaparece por completo de la pantalla: lo que queda visible pertenece únicamente a la residencia seleccionada.

La app de residentes está en Android e iOS. La app de personal está en Android, iOS y Windows, con macOS en camino. El portal de invitados funciona en cualquier navegador. iHabitar Contable se instala en Windows, macOS y Linux, y en el celular se usa dentro de iHabitar Staff.

Desde la pantalla de ingreso elige "Solicitar acceso", selecciona su conjunto, indica torre y apartamento y envía sus datos. La solicitud queda pendiente hasta que la administración la aprueba y le asigna unidad y rol: la app nunca otorga acceso por su cuenta.

Sí, y sin costo. La app de personal importa residentes y facturas desde archivos de Excel: se emparejan las columnas, el asistente propone el emparejamiento solo y avisa de duplicados y de datos obligatorios faltantes, que se corrigen celda por celda antes de confirmar.

Con los datos que ya tiene, en archivos de Excel. La app del personal importa los residentes, las facturas y el estado de cuenta que exporta el programa contable del conjunto, y aprende una sola vez cómo ese programa identifica cada apartamento (por ejemplo, la torre y el apartamento pegados en un solo número). Antes de importar muestra los duplicados y los datos que faltan. Si el conjunto toma iHabitar Contable, la carga inicial del plan de cuentas, los terceros y los saldos contables se hace con acompañamiento de nuestro equipo.

No. La portería usa la app iHabitar Staff en un celular, una tableta o un computador con Windows. Para las llegadas sin invitación basta con imprimir el afiche con el QR de la portería y pegarlo en la entrada: el aviso le llega al residente en su celular, sin cableado ni citófono nuevo.

Por WhatsApp desde el botón de demo de este sitio, o escribiendo a [email protected]. La demostración se hace sobre un conjunto de prueba con datos de ejemplo, e incluye el módulo contable si le interesa.