Revisar y aprobar el pago de un residente

Para qué sirve

Cuando un residente paga por transferencia, sube una foto del comprobante. Tú compruebas que el dinero llegó, confirmas la referencia y aprobas o rechazas el pago. Al aprobarlo, las facturas que cubre quedan pagadas.

Los pagos en línea con tarjeta, PSE, Nequi o Botón Bancolombia no pasan por aquí: son automáticos.

Antes de empezar

• Ten a la mano el extracto o la app del banco para comprobar que la plata entró.
• Los pagos que esperan tu revisión aparecen en Pagos > Pagos por revisar y también en Inicio > Por revisar > Pagos por revisar.

Paso a paso

1. En la barra inferior toca Pagos.
2. Toca Pagos por revisar. Pantalla Pagos: la fila Pagos por revisar, del grupo Por revisar, está señalada
3. Toca la tarjeta del pago que vas a revisar. La tarjeta muestra la vivienda, el nombre de la factura, el valor y la Fecha límite de pago.
4. En la pantalla Facturación lee el aviso “Revisa el soporte y confirma la referencia antes de aprobar.”
5. Mira la foto en Soporte de pago y compárala con tu banco.
6. Si el pago cubre varias facturas, verás “Este pago cubre N facturas” con la lista y el Total a pagar. Al aprobar se marcan como pagadas todas esas facturas.
7. En Datos del pago, revisa Escribe el precio pagado. Corrígelo si el valor no es el que muestra el comprobante.
8. En Referencia de pago, confirma o corrige la referencia que aparece en el comprobante.
9. Toca Aprobar. Si no hay referencia el botón no se activa.

Para rechazar en lugar de aprobar:

1. Toca Rechazar.
2. En Razón de rechazo escribe el motivo en “Escribe la razón aquí”.
3. Toca Rechazar otra vez para confirmar.

Campos del formulario

Campo	Obligatorio	Qué escribir
Escribe el precio pagado	No	Ya viene con el total de las facturas que cubre el pago. Cámbialo solo si el comprobante dice otro valor.
Referencia de pago	Sí	El número de aprobación, de transacción o de consignación del comprobante. Máximo 100 caracteres.
Razón de rechazo	No	Una frase corta para el residente, por ejemplo “El comprobante está borroso”.

Qué pasa después

• Si apruebas, el estado pasa a Pago aprobado: “El pago quedó registrado y las facturas se marcaron como pagadas.” Al residente le llega una notificación y un correo.
• Si rechazas, el estado pasa a Pago rechazado: “Este pago no fue aprobado. El residente puede enviar un nuevo soporte.” Al residente también le llega una notificación y un correo.
• La pantalla se cierra y el pago sale de Pagos por revisar.
• Si el conjunto usa iHabitar Contable, el pago entra solo a la contabilidad como recibo de caja y va a las facturas que eligió el residente, cada una primero a sus intereses de mora (artículo 1653 del Código Civil). Lo que sobra va a lo más antiguo y queda como anticipo. Si una factura tenía intereses, vuelve a quedar pendiente por ese saldo y al residente le llega un aviso.

Problemas frecuentes

Sale “Referencia ya usada”. El mensaje dice: “No puedes aprobar este pago: esta referencia ya fue aprobada en otro pago del conjunto. Revisa el soporte antes de continuar.” Ves quién pagó, el valor, la fecha y quién aprobó el otro pago. Toca Copiar referencia para buscarla, o toca una factura de la lista para abrirla. Si, tras mirar los dos comprobantes, ves que es otro pago distinto, toca Aceptar como pago diferente y confirma en “¿Aceptar el pago duplicado?”. La referencia se guarda con un sufijo para diferenciarla. Si no estás seguro, toca Cerrar y no lo apruebes.

El botón Aprobar está apagado. Falta la referencia. Escríbela en Referencia de pago: debajo del campo dice “La referencia de pago es obligatoria”.

Toco un pago y sale “No hay pagos registrados para esta factura”. Esa factura no tiene ningún comprobante subido, así que no hay nada que revisar.

El residente dice que ya pagó y no veo su pago. Pídele que suba el comprobante desde su app. También puedes registrar el pago tú mismo.