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iHabitar

Política de privacidad

Documento vigente de iHabitar, un producto de INNOVAFOUR SAS.

Política de Tratamiento de Datos Personales de iHabitar

Versión 5

Vigente desde su publicación en la app y en ihabitar.com. Fecha de publicación: la que muestra la app junto a esta versión.

Esta Política explica cómo se tratan los datos personales en iHabitar, en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Resumen en lenguaje sencillo

  • Dos responsables. Tu conjunto o edificio (la Copropiedad) decide sobre los datos de la vida en comunidad: accesos, paquetes, reservas, cobros, asambleas y casos. INNOVAFOUR los trata por cuenta de ella. INNOVAFOUR decide sobre tu cuenta, la seguridad, el soporte, los pagos que procesa y sus propias ventas.
  • Lo necesario y lo opcional, por separado. Para usar iHabitar autorizas lo necesario. La analítica, los mensajes comerciales, las ofertas de negocios y aliados, y las encuestas son opcionales, vienen apagadas y las cambias cuando quieras en Perfil > Privacidad.
  • No vendemos tus datos, no hacemos cobranza ni reportamos a centrales de riesgo, y no usamos tus datos para entrenar modelos de inteligencia artificial.
  • Proveedores en otros países. Usamos proveedores de tecnología, principalmente en Estados Unidos (alojamiento, archivos, notificaciones, correo, WhatsApp, analítica). Te decimos cuáles son en la sección 14.
  • Eliminar tu cuenta es inmediato desde la app. Conservamos solo lo que la ley o la contabilidad de tu conjunto exigen, sin tu nombre ni tus datos de contacto (sección 21).
  • Tus derechos: conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, y revocar tu autorización. Escríbenos a [email protected].

1. Responsable y contacto

1.1 Datos de INNOVAFOUR

INNOVAFOUR S.A.S. ("INNOVAFOUR"), NIT 901976411-0, matrícula mercantil 09-498921-12 de la Cámara de Comercio de Cartagena, con domicilio en Cartagena de Indias, Bolívar, Colombia. Es la sociedad que desarrolla y opera iHabitar.

1.2 Canal de atención

El equipo de soporte de INNOVAFOUR atiende las solicitudes de datos personales.

2. A quién aplica

A todas las personas cuyos datos se tratan en iHabitar: residentes (propietarios, arrendatarios y demás personas vinculadas a una unidad), personal de las copropiedades (administradores, vigilantes, salvavidas, contadores y otros roles), invitados y domiciliarios, vendedores del directorio de negocios y sus compradores, representantes de las copropiedades que contratan con INNOVAFOUR y personas que nos escriben.

3. Quién decide sobre tus datos

3.1 La Copropiedad es Responsable de los datos de su comunidad

La Copropiedad decide para qué y cómo se usan los datos de sus residentes, unidades, personal, invitados, accesos, reservas, paquetes, cobros y cartera, asambleas, casos de convivencia, incidentes y contabilidad, para cumplir sus funciones bajo la Ley 675 de 2001 y su reglamento.

Sobre esos datos, INNOVAFOUR es Encargada del tratamiento: los trata por cuenta de la Copropiedad, según sus instrucciones en el Contrato de Servicio, y no los usa para fines propios.

Puedes ejercer tus derechos ante tu Copropiedad. Si nos escribes a nosotros sobre esos datos, te ayudamos y trasladamos tu solicitud a la Copropiedad cuando corresponda (sección 19.6).

3.2 INNOVAFOUR es Responsable de los datos propios de la Plataforma

INNOVAFOUR decide y responde directamente por:

  1. tu cuenta: inicio de sesión, códigos de verificación, sesiones, dispositivos y tokens de notificación;
  2. la seguridad de la Plataforma, la prevención de fraude y suplantación, y los registros técnicos;
  3. el soporte y la atención de peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de datos;
  4. la analítica de las apps y los reportes de fallas;
  5. los pagos que INNOVAFOUR recibe por cuenta de las Copropiedades y sus registros contables y tributarios;
  6. sus ventas propias (Golden Pass y planes para negocios);
  7. las comunicaciones comerciales, ofertas y encuestas que autorices;
  8. las constancias de aceptación de Términos, de autorizaciones y de eliminación de cuentas;
  9. los contratos con las Copropiedades y la verificación de sus representantes;
  10. sus obligaciones legales.

3.3 Responsables independientes

  • Wompi (Grupo Bancolombia) trata tus datos de pago con la autorización que te pide en el flujo de pago.
  • Google y Apple, si inicias sesión con sus cuentas, según sus propias políticas.
  • Los vendedores del directorio de negocios, sobre los datos de sus compradores que reciben para atender un pedido.
  • SumUp, si tu Copropiedad cobra con un datáfono SumUp conectado a iHabitar.

4. Definiciones

  • Dato personal: información que identifica o puede identificar a una persona natural.
  • Dato sensible: el que afecta la intimidad o puede generar discriminación, como la salud, el origen étnico, las creencias o los datos biométricos.
  • Titular: la persona a quien se refieren los datos.
  • Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
  • Encargado: quien trata datos por cuenta del Responsable.
  • Transmisión: envío de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.
  • Transferencia: envío de datos a otro Responsable.
  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular.

5. Principios

Aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012), y el de responsabilidad demostrada: recolectamos solo lo necesario para cada finalidad y documentamos cómo cumplimos.

6. Datos que tratamos

6.1 Residentes

Nombre, tipo y número de documento, celular, correo, fecha de nacimiento y género (si los das), foto de perfil (opcional), unidad y rol (propietario, arrendatario, familiar), vínculos del hogar, vehículos y placas, invitados registrados, visitas, reservas, paquetes, accesos a la piscina, cobros, estados de cuenta, pagos y comprobantes, tarjetas tokenizadas, votos y poderes en asambleas, casos, incidentes y evidencias, sugerencias, pedidos del directorio, preferencias de notificaciones y tus decisiones sobre la Autorización. Vienen de ti, de tu Copropiedad o de otro residente de tu unidad.

6.2 Personal de la Copropiedad

Nombre, documento, celular, correo, foto (opcional), rol, copropiedades donde trabaja y las acciones que registra en la Plataforma (ingresos, paquetes, pagos, comunicados, casos y registros contables). Si la Copropiedad usa la firma del administrador en los paz y salvos, también la imagen de esa firma. Vienen de la Copropiedad y de la persona.

6.3 Invitados y domiciliarios

Nombre, documento, celular, género, correo (si se da), placa del vehículo, visitas e ingresos, Golden Pass y datos técnicos del dispositivo con el que usa el Portal de Invitados. Vienen del residente que invita, de la portería o del propio invitado. No pedimos foto ni datos biométricos a los invitados.

6.4 Vendedores y compradores del directorio de negocios

Nombre del negocio y de su responsable, celular, productos, horarios, cuentas bancarias para recibir pagos, pedidos, mensajes entre vendedor y comprador, y el registro de ventas y gastos que el vendedor lleve en la app. Vienen del vendedor y del comprador.

6.5 Representantes de copropiedades

Nombre, documento, cargo, correo, celular, soporte de sus facultades y la evidencia de la firma del Contrato de Servicio. Vienen del representante y de documentos públicos.

6.6 Datos técnicos de todos los usuarios de las apps

Identificador interno, datos del dispositivo (marca, modelo, sistema operativo, versión de la app e identificador del dispositivo), dirección IP, token de notificaciones, reportes de fallas y, solo si autorizas la analítica, eventos de uso. En las solicitudes de registro guardamos además un identificador técnico del dispositivo para prevenir registros repetidos o fraudulentos; describe el equipo, no a la persona, y no es un dato biométrico.

6.7 Personas que nos escriben

Los datos que incluyas en tu mensaje a soporte o en un formulario de ihabitar.com.

7. Para qué usamos los datos

7.1 Por cuenta de tu Copropiedad (como Encargada)

Según lo que la Copropiedad active:

  1. gestionar los accesos: invitaciones, códigos y QR, registro de ingresos y salidas, consulta de placas, Golden Pass y avisos de llegada;
  2. gestionar paquetes, reservas de zonas comunes y acceso a la piscina;
  3. registrar vehículos y los vínculos del hogar;
  4. publicar comunicados, reglamento y normas de convivencia;
  5. tramitar sugerencias, casos de convivencia e incidentes, sin revelar a la unidad reportada quién reportó;
  6. realizar asambleas virtuales: asistencia, poderes, votaciones y soporte del resultado;
  7. llevar cobros, estados de cuenta y cartera con las reglas de la Copropiedad, revisar comprobantes de pago y expedir paz y salvos;
  8. llevar la contabilidad de la Copropiedad en iHabitar Contable, cuando está contratado;
  9. generar reportes y exportaciones para la administración;
  10. enviar los mensajes de servicio de todo lo anterior.

7.2 Finalidades necesarias (INNOVAFOUR como Responsable)

  1. crear y administrar tu cuenta, verificar tu identidad al iniciar sesión y mantener tus sesiones;
  2. proteger la Plataforma y prevenir fraude, abuso y suplantación;
  3. recibir los pagos por cuenta de la Copropiedad, conciliarlos, transferirlos y atender reversos;
  4. vender y cobrar el Golden Pass y los planes para negocios, y facturarlos;
  5. atender soporte, peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de datos;
  6. operar los asistentes virtuales cuando decidas usarlos (sección 11);
  7. guardar constancia de tus aceptaciones, autorizaciones y, si es el caso, de la eliminación de tu cuenta;
  8. enviarte mensajes de servicio y avisos legales;
  9. celebrar y ejecutar los contratos con las Copropiedades;
  10. cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.

7.3 Finalidades opcionales (solo si las autorizas)

  1. Analítica de uso para mejorar las apps (sección 12).
  2. Mensajes comerciales de iHabitar: novedades y promociones por notificación push, correo y WhatsApp, y los recordatorios semanales de los negocios de tu conjunto.
  3. Ofertas de negocios de tu conjunto y de aliados de iHabitar, que te mostramos o enviamos nosotros. Tus datos no se entregan al aliado.
  4. Encuestas de satisfacción.

Cada una se autoriza por separado, viene apagada y la puedes cambiar en cualquier momento en Perfil > Privacidad. Rechazarlas no te impide usar iHabitar.

7.4 Lo que no hacemos

  • No vendemos ni alquilamos datos personales.
  • No hacemos cobranza ni reportamos información a centrales de riesgo. Los estados de cuenta de iHabitar no son reportes de información financiera o crediticia.
  • No usamos los datos que tratamos por cuenta de la Copropiedad para fines propios.
  • No usamos tus datos ni tus mensajes para entrenar modelos de inteligencia artificial.
  • No tomamos decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos sobre ti o te afecten de forma significativa.

8. La autorización y cómo la registramos

8.1 Cómo se pide

Antes de usar la app te pedimos, con casillas que vienen desmarcadas: aceptar los Términos, la autorización necesaria, en el caso de residentes la declaración de ser mayor de 18 años, y las cuatro finalidades opcionales de la sección 7.3. El botón para continuar solo se activa con las casillas necesarias.

8.2 Qué guardamos como prueba

Por cada decisión guardamos la versión del texto que viste, la opción y su valor, la fecha y hora, el dispositivo, la app y su versión, y la dirección IP. Cada cambio posterior en Perfil > Privacidad se guarda como un registro nuevo.

8.3 Revocar la autorización necesaria

La autorización necesaria no se puede retirar desde Perfil > Privacidad, porque sin ella no podemos prestarte el servicio: retirarla equivale a eliminar tu cuenta (sección 21).

9. Datos sensibles

9.1 Siempre son facultativos

Nunca estás obligado a entregar datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos.

9.2 Fotos de perfil

La foto de perfil de residentes y del personal es opcional. No se usa para reconocimiento facial ni para identificación automática; solo la ven las personas autorizadas de tu Copropiedad. La Copropiedad no puede condicionar el ingreso a la entrega de datos biométricos.

9.3 Evidencias de casos e incidentes

Las fotos, videos y audios de evidencia pueden mostrar imágenes o voces de personas. Solo los ve quien tiene derecho a verlos dentro del caso (la administración y, cuando corresponda, las partes), y se conservan como parte del expediente de la Copropiedad.

9.4 Otros datos

Algunas categorías de paquetes (por ejemplo, "medicamentos") pueden sugerir información de salud; úsalas solo si es necesario. Si en un mensaje o en una evidencia aparecen datos sensibles, los tratamos con reserva y solo para la finalidad del caso.

10. Niñas, niños y adolescentes

10.1 Sin cuenta para menores

Las apps son para mayores de 18 años. Los menores no pueden tener cuenta.

10.2 Cuándo tratamos datos de menores

Solo cuando su padre, madre o representante legal los registra o lo autoriza (por ejemplo, como invitado), cuando es necesario para su ingreso o el uso de zonas comunes, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012). Si sabemos que se registraron datos de un menor sin autorización, los eliminamos o pedimos a la Copropiedad que lo haga.

11. Asistentes virtuales y herramientas automáticas

11.1 Qué hacen los asistentes

Los asistentes de iHabitar, iHabitar Staff e iHabitar Contable, cuando la Copropiedad los tiene activos, interpretan lo que escribes para responder preguntas sobre la información a la que ya tienes acceso (incluidos el reglamento de tu Copropiedad, los Términos y esta Política), llevarte a la pantalla correcta y preparar acciones. Toda acción requiere tu confirmación y se ejecuta con los mismos permisos de la pantalla normal.

11.2 Qué no hacen

No aprueban ni niegan ingresos, no imponen sanciones, no determinan deudas, no califican personas y no toman decisiones con efectos jurídicos. Esas decisiones las toman personas.

11.3 Proveedor externo de clasificación

Cuando el asistente de tu Copropiedad usa el clasificador externo, el texto de tu mensaje se envía a TypeSafe (Estados Unidos), proveedor del modelo de clasificación "Jev", con un contexto mínimo: tu rol, las opciones que el asistente puede ofrecerte, las palabras del mensaje que podrían ser nombres y, para preguntas sobre documentos, los apartes del reglamento, los Términos o esta Política entre los que debe elegir. No se envían tu nombre, documento, celular, correo ni datos de otras unidades. El proveedor solo devuelve una clasificación (por ejemplo, "crear invitación"); la respuesta se arma con datos de nuestros sistemas.

11.4 Qué guardamos

La conversación no se guarda en nuestros servidores ni en tu teléfono: se pierde al cerrar el asistente. iHabitar Contable guarda en el dispositivo, temporalmente, el último mensaje que aún no recibió respuesta, para reenviarlo si se cortó la conexión. En nuestros servidores guardamos el registro de cada acción propuesta y confirmada (qué acción, para qué unidad, cuándo y con qué datos), que se borra si eliminas tu cuenta.

11.5 No escribas datos sensibles

No escribas en el asistente datos sensibles, contraseñas ni códigos.

11.6 Alternativa humana

Puedes hacer todo sin el asistente desde las pantallas de la app, o pedir ayuda a una persona en [email protected] o a tu administración.

11.7 Otras herramientas automáticas

  1. Comprobantes de pago: la referencia se lee con reconocimiento óptico de caracteres en nuestros propios servidores, sin enviar la imagen a terceros.
  2. Evidencias y documentos adjuntos: antes de guardarlos, nuestros servidores verifican su formato y los revisan contra contenido malicioso, sin enviarlos a terceros.
  3. Carteles de comunicados: algunas imágenes de fondo se generan con inteligencia artificial en el servicio externo Pollinations.ai a partir de descripciones genéricas fijas (por ejemplo, "zona común con piscina"). No se envía ningún dato personal.

Aplicamos a estas herramientas los criterios de idoneidad, necesidad, razonabilidad y proporcionalidad de la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC.

12. Analítica y reportes de fallas

12.1 Solo con tu autorización

Si marcas la casilla de analítica, las apps envían eventos de uso (pantallas visitadas, botones pulsados, funciones usadas) a Firebase Analytics (Google LLC), Mixpanel (Mixpanel, Inc.) y IForevents, el servicio de analítica de INNOVAFOUR. Si no la marcas, no se envían.

12.2 Qué se envía

Un identificador interno y datos que no te identifican por sí solos: tu rol, los identificadores internos de tu conjunto y tu unidad, y conteos (por ejemplo, cuántos invitados tienes). No se envían tu nombre, tu documento, tu celular ni tu correo. Aun así, como el identificador está asociado a tu cuenta, tratamos estos datos como datos personales.

12.3 Si retiras la autorización

Las apps dejan de enviar eventos de inmediato y se borra del teléfono el identificador de analítica.

12.4 Plazo

Los datos de analítica se conservan hasta 14 meses.

12.5 Reportes de fallas

Para mantener las apps estables usamos Firebase Crashlytics y Firebase Remote Config (Google LLC). Reciben datos técnicos del dispositivo y del error, sin tu nombre ni tus datos de contacto. Son necesarios para prestar el servicio.

13. Comunicaciones

13.1 Mensajes de servicio

Códigos de verificación, visitas, paquetes, cobros y pagos, comunicados de tu administración y avisos legales. Se envían por notificación push (Firebase Cloud Messaging), correo electrónico (Resend) y WhatsApp (Meta). Son necesarios para el servicio.

13.2 Mensajes comerciales

Solo si marcaste la casilla de mensajes comerciales, que cubre las novedades y promociones de iHabitar por push, correo y WhatsApp y los recordatorios semanales de los negocios de tu conjunto. Puedes retirarla cuando quieras en Perfil > Privacidad o escribiendo a [email protected].

14. Con quién compartimos datos

14.1 Con tu Copropiedad

Los datos que tratamos por su cuenta y los que se generan cuando usas sus funciones.

14.2 Proveedores que actúan como Encargados

Los siguientes proveedores tratan datos por cuenta de INNOVAFOUR, solo para prestarnos su servicio y con las obligaciones de seguridad y confidencialidad de sus condiciones de tratamiento de datos:

  1. Cloudflare, Inc. (Estados Unidos). Todo el tráfico entre las apps, la web y nuestros servidores pasa por Cloudflare como red de distribución y protección contra ataques; Cloudflare R2 almacena los archivos (fotos, evidencias, comprobantes y documentos). Recibe todos los datos que viajan por la Plataforma y los archivos subidos. Opera en Estados Unidos y en otros países.
  2. Proveedores de alojamiento de servidores y copias de seguridad. Alojan la base de datos y los servidores de la Plataforma, en centros de datos que pueden estar fuera de Colombia. Solo usamos proveedores ubicados en países con nivel adecuado de protección según la SIC (sección 15.2). Reciben todos los datos de la Plataforma; los campos más sensibles van cifrados (sección 16).
  3. Google LLC (Estados Unidos): Firebase Cloud Messaging (notificaciones push), Firebase Authentication (inicio de sesión con Google o Apple), Firebase Analytics (solo con tu autorización), Firebase Crashlytics y Remote Config. Recibe el token del dispositivo, el identificador interno, datos técnicos, eventos de uso si los autorizaste y el correo de tu cuenta de Google o Apple si inicias sesión con ella.
  4. Mixpanel, Inc. (Estados Unidos): analítica de producto, solo con tu autorización. Recibe lo descrito en la sección 12.2.
  5. Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business, Estados Unidos y otros países): envío de códigos y avisos por WhatsApp. Recibe tu número y el contenido del mensaje.
  6. Resend (Plus Five Five, Inc.) (Estados Unidos): envío de correos. Recibe tu correo, tu nombre y el contenido del mensaje.
  7. Wompi (Grupo Bancolombia) (Colombia): procesamiento de pagos y tokenización de tarjetas. Recibe los datos de la transacción y del pagador.
  8. TypeSafe (Estados Unidos): clasificación de mensajes de los asistentes, cuando está activa. Recibe lo descrito en la sección 11.3.

14.3 Otros destinatarios

Autoridades judiciales o administrativas que lo pidan en ejercicio de sus funciones; asesores de INNOVAFOUR (abogados, contadores, auditores) con deber de reserva; y, en caso de fusión, venta o reorganización de INNOVAFOUR, el adquirente, que deberá respetar esta Política.

14.4 Nuevos proveedores

Si incorporamos un proveedor que reciba datos personales, actualizaremos esta lista antes de que empiece a recibirlos. Si eso implica una nueva finalidad, pediremos tu autorización.

15. Transmisiones y transferencias internacionales

15.1 A dónde van los datos

Los proveedores de la sección 14.2 tratan datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Es una transmisión a Encargados, que hacemos con contratos o condiciones de tratamiento que les imponen las obligaciones del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

15.2 Nivel adecuado de protección

Estados Unidos y los países de la Unión Europea están en la lista de países con nivel adecuado de protección de datos de la SIC (Circular Única de la SIC, Título V, numeral 3.2, según la Circular Externa 005 de 2017). Si un proveedor tratara datos en un país que no esté en esa lista, aplicaremos una de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 o pediremos a la SIC la declaración de conformidad.

16. Seguridad

16.1 Medidas

  1. Comunicaciones cifradas (HTTPS/TLS) entre las apps, la web y nuestros servidores.
  2. Cifrado en reposo del correo, el celular, el número de documento, los tokens de tarjetas y los datos de cuentas bancarias, con claves guardadas en un gestor de secretos, fuera de la base de datos.
  3. Búsquedas con valores derivados con clave secreta, para no exponer el dato original.
  4. Control de acceso por rol y por copropiedad, sesiones con tokens firmados y códigos de un solo uso con límite de intentos.
  5. Registro de las acciones sensibles del personal de las copropiedades y de INNOVAFOUR.
  6. Verificación de los archivos subidos y de la firma de las notificaciones de pago.

16.2 Lo que esto significa

El cifrado en reposo protege los datos si alguien obtiene una copia de la base de datos sin las claves. No es cifrado de extremo a extremo: nuestros sistemas descifran los datos para prestar el servicio, y el acceso del personal técnico de INNOVAFOUR se limita a lo necesario. Ningún sistema es invulnerable; por eso tenemos un procedimiento de respuesta a incidentes (sección 22).

16.3 Tarjetas

Los datos de tarjetas los custodia Wompi. iHabitar nunca recibe ni guarda el número completo, la fecha de vencimiento ni el código de seguridad.

17. Cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos los datos solo mientras son necesarios para su finalidad o mientras exista un deber legal o contractual. Cumplido el plazo, los suprimimos o anonimizamos.

  1. Datos de tu cuenta: mientras tengas cuenta. Al eliminarla se borran de inmediato (sección 21).
  2. Datos de la Copropiedad (visitas, paquetes, reservas, casos, asambleas, cobros y contabilidad): lo que instruya la Copropiedad en el Contrato de Servicio.
  3. Códigos de verificación: minutos; vencen al usarse o al agotar los intentos.
  4. Solicitudes de registro rechazadas: 90 días.
  5. Exportaciones y archivos temporales de descarga: 24 horas.
  6. Registros técnicos y de seguridad: 90 días.
  7. Analítica: hasta 14 meses, o hasta que retires la autorización.
  8. Constancias de aceptación de Términos, de autorizaciones y de eliminación de cuentas: 5 años.
  9. Registros de los pagos que procesa INNOVAFOUR y facturas de sus ventas: hasta 10 años (Código de Comercio, art. 60; Ley 962 de 2005, art. 28; Estatuto Tributario, art. 632).
  10. Copias de seguridad: se reemplazan en un ciclo de máximo 30 días.

18. Tus derechos

Como Titular tienes derecho a (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012):

  1. conocer, actualizar y rectificar tus datos;
  2. pedir prueba de la autorización que diste, salvo cuando la ley no la exige;
  3. ser informado del uso que se ha dado a tus datos;
  4. presentar quejas ante la SIC, después de hacer tu consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado;
  5. revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, o cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
  6. acceder gratis a tus datos.

19. Cómo ejercer tus derechos

19.1 Canales

  1. En la app: Perfil (actualizar tus datos), Perfil > Privacidad (finalidades opcionales) y Perfil > Cuenta > Eliminar cuenta.
  2. Por correo: [email protected].
  3. Para eliminar la cuenta sin la app: https://ihabitar.com/eliminar-cuenta.

19.2 Quién puede pedir

El Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien estipule a favor de otro. Verificamos la identidad de forma proporcional, por ejemplo con un código enviado al celular o al correo registrados. No pedimos más datos de los necesarios.

19.3 Qué debe tener la solicitud

Tu nombre, tu documento, un dato de contacto, la Copropiedad (si aplica), lo que pides y, en los reclamos, los documentos que quieras hacer valer.

19.4 Consultas

Las respondemos en máximo diez (10) días hábiles desde que las recibimos. Si no es posible, te avisamos el motivo antes del vencimiento y respondemos en máximo cinco (5) días hábiles más (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

19.5 Reclamos

Para corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o reportar un incumplimiento. Los respondemos en máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, te avisamos el motivo y respondemos en máximo ocho (8) días hábiles más (artículo 15). Si el reclamo está incompleto, te pedimos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entiende que desististe. Mientras se tramita, el dato se marca como "reclamo en trámite".

19.6 Datos a cargo de tu Copropiedad

Si tu solicitud se refiere a datos de los que la Copropiedad es Responsable (sección 3.1), te ayudamos a ejecutarla en la Plataforma según el Contrato de Servicio y la trasladamos a la Copropiedad en máximo dos (2) días hábiles, informándote.

19.7 Antes de acudir a la SIC

Para presentar una queja ante la SIC primero debes hacer tu consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

20. Retirar autorizaciones, suprimir datos y eliminar la cuenta

20.1 Retirar una finalidad opcional

Analítica, mensajes comerciales, ofertas de negocios y aliados, o encuestas. Dejamos de usar tus datos para esa finalidad y sigues usando la app. Se hace en Perfil > Privacidad y tiene efecto inmediato; por correo, dentro del plazo de los reclamos.

20.2 Corregir o suprimir datos concretos

Corregimos o eliminamos datos que no sean necesarios, desde tu Perfil o mediante un reclamo (sección 19.5).

20.3 Revocar la autorización necesaria o pedir la supresión total

Como sin esos datos no podemos prestarte el servicio, equivale a eliminar tu cuenta (sección 21).

20.4 Cuándo no procede

La revocatoria y la supresión no proceden cuando tienes un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto 1074 de 2015), ni sobre los datos que la ley obliga a conservar. En esos casos te explicamos qué se conserva y por qué.

21. Eliminación de la cuenta

21.1 Dónde y cómo

  1. En iHabitar o iHabitar Staff: Perfil > Cuenta > Eliminar cuenta. En iHabitar Contable, dentro de iHabitar Staff: opción Eliminar cuenta del menú.
  2. Ves qué se elimina, qué se conserva y por qué, y confirmas. Puedes contarnos por qué te vas (opcional).
  3. Te enviamos un código de 6 dígitos por WhatsApp y por correo electrónico, a los datos registrados en tu cuenta. El código vence a los 10 minutos y admite 5 intentos.
  4. Al escribirlo, la cuenta se elimina de inmediato y de forma irreversible, se cierran tus sesiones y sales de la app.

Solo hay un caso en que no puedes eliminarla todavía: si tienes un pago en proceso. Espera a que se apruebe o se rechace. Si eres el único administrador de una Copropiedad, la app te lo advierte, pero puedes continuar.

21.2 Sin acceso a la app

Escribe a [email protected] con el asunto "Eliminar mi cuenta" desde el correo registrado en tu cuenta, o usa https://ihabitar.com/eliminar-cuenta. Para confirmar que eres tú, te enviaremos un código al celular o al correo registrados. La eliminamos en máximo quince (15) días hábiles y te confirmamos por escrito.

21.3 Qué se elimina

Residentes:

  • nombre, documento, celular, correo, fecha de nacimiento, género y foto de perfil, y los valores de búsqueda derivados de ellos, de modo que puedes volver a registrarte como cuenta nueva;
  • tu acceso a todas tus unidades y conjuntos;
  • tus vehículos, tu lista de invitados guardados, tus vínculos del hogar dentro de la app, y las visitas e invitaciones que aún no han ocurrido (se cancelan);
  • tus tarjetas guardadas y cuentas bancarias registradas;
  • tus planes para negocios activos (se cancelan, sin nuevos cobros) y, si tienes un negocio, sus datos de contacto (se desactiva);
  • tu nombre y celular en los pedidos que hiciste, y el contenido de tus mensajes;
  • tus solicitudes de registro y de cambio de correo, códigos, sesiones, dispositivos, tokens y preferencias de notificaciones;
  • tu dirección IP en los registros de dispositivos, aceptaciones y casos;
  • el contenido de lo que pediste al asistente;
  • tu inicio de sesión con Google o Apple y tu perfil en Mixpanel.

Personal: nombre, documento, celular, correo, foto de perfil, acceso a todas las copropiedades, códigos, sesiones, dispositivos y tokens, y tu nombre e IP en los registros de casos y de cambios de cobros.

Tu registro queda como "Usuario eliminado" o "Personal eliminado", para que el historial de la Copropiedad siga siendo coherente sin mostrar quién eras. Ten en cuenta que esos registros siguen asociados a la unidad (por ejemplo, "Apto 301") y a fechas, y que la Copropiedad podría relacionarlos con sus propios archivos, que no controlamos.

21.4 Qué se conserva, por qué y por cuánto tiempo

  1. Cobros, pagos, depósitos y acuerdos de pago de la unidad. Pertenecen al inmueble y a la contabilidad de la Copropiedad (Ley 675 de 2001). Quedan sin tu nombre ni tus datos de contacto. Plazo: el que defina la Copropiedad según sus deberes contables.
  2. Registros de las transacciones que procesó INNOVAFOUR y facturas de tus compras. Por obligaciones comerciales, contables y tributarias y para atender reversos. Solo los ve personal autorizado de INNOVAFOUR. Plazo: hasta 10 años.
  3. Historial de la Copropiedad: visitas pasadas, paquetes, reservas, casos, incidentes y sus evidencias, y votos de asambleas ya realizadas, a nombre de "Usuario eliminado". Son registros de la Copropiedad y de otras personas. Plazo: el que defina la Copropiedad.
  4. Lo que registró el Personal en la Copropiedad, a nombre de "Personal eliminado". En iHabitar Contable también se borran tu nombre y tus datos de contacto; los registros quedan a nombre de "Usuario eliminado" o "Personal eliminado". Si figuras como tercero en la contabilidad de la Copropiedad, se conservan solo tu número de documento y los datos tributarios que exigen las normas contables y tributarias (artículos 631 y 632 del Estatuto Tributario). Plazo: el que defina la Copropiedad según sus deberes contables.
  5. Constancia de la eliminación: fecha y hora, dirección IP, app usada, el motivo si lo diste y una huella cifrada con clave secreta de tu número de documento, que no permite saber quién eras sin conocer tu documento. Sirve para demostrar ante la SIC que atendimos tu solicitud. Plazo: 5 años.
  6. Analítica ya enviada a Firebase Analytics e IForevents: queda asociada a un identificador interno y a tu unidad, sin tu nombre ni tus datos de contacto, y se borra al cumplir 14 meses.
  7. Copias de seguridad: se reemplazan solas en un ciclo de máximo 30 días. Mientras tanto no se consultan; si alguna vez tuviéramos que restaurar una copia, volveríamos a eliminar tu cuenta antes de reanudar el servicio.

21.5 Lo que la eliminación no hace

  1. No borra deudas ni obligaciones de tu unidad con la Copropiedad.
  2. No cancela pagos en proceso.
  3. No te retira de los registros que la Copropiedad lleve por fuera de iHabitar; para eso, dirígete a tu administración.
  4. No cambia tu relación laboral o contractual con la Copropiedad, si eres parte del Personal.
  5. Los Golden Pass que no hayas asignado se pierden y los que ya asignaste a invitados se desactivan, sin devolución.

21.6 Aviso a tu Copropiedad

Cuando eliminas tu cuenta, avisamos a la administración de tu Copropiedad que una cuenta de tu unidad fue eliminada, sin enviarle los datos borrados, para que mantenga al día sus propios registros.

22. Incidentes de seguridad

Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, lo contendremos e investigaremos, lo reportaremos a la SIC dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, informaremos a la Copropiedad cuando afecte datos a su cargo y avisaremos a los Titulares afectados cuando sea necesario para que puedan protegerse.

23. Registro Nacional de Bases de Datos

INNOVAFOUR es una microempresa y hoy no está obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC, porque sus activos totales no superan el umbral de 100.000 UVT del Decreto 090 de 2018. Si lo supera, las inscribirá. Esto no cambia ninguna de sus obligaciones bajo la Ley 1581 de 2012.

24. Cambios a esta Política

Publicamos cada versión nueva en la app y en https://ihabitar.com/privacy. Si el cambio es sustancial (nuevas finalidades, nuevos responsables o cambios en las transferencias), te avisaremos antes de aplicarlo y, si implica nuevas finalidades, te pediremos una nueva autorización. Revisamos esta Política al menos una vez al año.

25. Vigencia y versión

Esta es la versión 5 de la Política de Tratamiento de Datos Personales de iHabitar y reemplaza la versión 4. Rige desde su publicación en la app y en ihabitar.com. Las bases de datos estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas y durante los plazos de la sección 17.