Módulo · Portería
Control de acceso con QR para conjuntos residenciales
El residente crea la invitación desde su celular, el visitante recibe un código QR sin instalar nada y la portería lo valida con la app iHabitar Staff. Quién invitó, a qué vivienda, con qué vehículo y a qué hora entró y salió queda guardado en un solo lugar.
El punto de partida
La minuta de papel no responde quién entró
En muchos conjuntos el control de acceso sigue siendo una llamada al apartamento y una línea en la minuta: nombre, cédula y hora, escritos a mano por el guarda de turno. Funciona mientras nadie pregunta. Cuando un residente quiere saber quién dejó entrar a alguien hace tres semanas, la respuesta depende de la letra y de la memoria de una persona.
Con iHabitar la invitación nace en el celular del residente y cada paso deja un registro con hora y autor: cuándo se creó, cuándo se validó el código, quién aceptó la entrada y cuándo salió la persona. La portería ya no depende de llamar a cada apartamento para confirmar a un visitante que el residente ya autorizó.
Cómo funciona
De la invitación al registro de salida, en cuatro pasos
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Paso 01
El residente invita
Desde la app crea un pase para hoy, eligiendo cuántas personas vienen, o programa una visita con fecha y tipo. Comparte el enlace por WhatsApp o por la app que prefiera.
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Paso 02
El visitante abre el enlace
En el navegador de su celular registra sus datos y los de sus acompañantes y recibe un código QR con un código de acceso de 4 dígitos. No descarga ninguna aplicación.
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Paso 03
La portería valida
El guarda escanea el QR, escribe el código o busca la placa. Ve a quién visita la persona, quién la invitó y sus acompañantes, revisa el documento en persona y acepta o rechaza.
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Paso 04
Todo queda registrado
La entrada, la salida, el vehículo y cualquier rechazo quedan en la historia de la visita, que consultan el residente desde su app y la administración por vivienda.
Lo que ve cada uno
La administración y la portería
- Escáner de QR, código de 4 dígitos y búsqueda por placa, que también encuentra los vehículos de residentes y propietarios.
- Registro de la visita que llega sin invitación, eligiendo la vivienda y al residente que la recibe; si la persona ya vino antes, sus datos se completan solos.
- La pantalla de decisión muestra la foto del invitado cuando la tiene registrada, como la del titular de un Golden Pass.
- Historial de visitas por vivienda, agrupado por mes, y exportación de visitas al correo de quien la pide.
- La app de portería funciona en Android, iOS y Windows, sin límite de usuarios.
El residente y su visitante
- Pase para hoy en dos toques o visita programada con fecha, tipo y número máximo de invitados.
- Libreta de invitados con sus datos y su vehículo, para no escribirlos cada vez.
- Historia de cada invitado: cuándo se registró, cómo entró (por QR, por código o con el botón de portería), cuándo salió y si lo rechazaron.
- El visitante no instala nada: abre el enlace y muestra su QR.
- Para quien viene siempre, el Golden Pass: un acceso permanente que el residente compra una sola vez.
Qué se paga y qué no
Viene incluido en la plataforma que contrata la copropiedad: no se cobra aparte, ni por portería, ni por usuario, ni por residente.
Lo único con costo es el Golden Pass, que es opcional y lo compra el residente que quiera darle acceso permanente a un invitado frecuente. Invitar sigue siendo gratis y sin límite.
Preguntas frecuentes
¿El visitante tiene que descargar una aplicación para entrar?
No. El residente le comparte un enlace; el visitante lo abre en el navegador de su celular, registra sus datos y ve su código QR y su código de acceso de 4 dígitos. No paga ni instala nada.
¿Y si al visitante se le descargó el celular?
El guarda tiene tres caminos más: escribir el código de 4 dígitos que el visitante puede dictar, buscar la visita por la placa del vehículo o registrar la visita directamente desde la app de portería, eligiendo la vivienda y el residente que la recibe.
¿Qué queda registrado de cada visita?
Quién invitó y a qué vivienda, los datos de cada visitante y sus acompañantes, el vehículo y la placa si llegaron en uno, cómo entró la persona (por QR, por código o con el botón de portería), quién de la portería registró la entrada y la salida, a qué hora, y los rechazos con su motivo cuando el guarda lo escribe.
¿Cómo se manejan los datos personales de los visitantes?
Los datos de visitantes son datos personales y su tratamiento debe ajustarse a la Ley 1581 de 2012: pedir solo lo necesario, informar para qué se usan y contar con la autorización del titular. La guía de control de visitantes y protección de datos lo explica con las normas citadas.
¿Sirve para la familia o el personal que viene todos los días?
Sí. Para ellos existe el Golden Pass: un acceso permanente, sin vencimiento, que el residente compra una sola vez. El titular sube una foto de verificación y la portería lo valida directamente, sin una invitación nueva cada vez.
En las apps
- Visita exprés en dos toques iHabitar
- Código QR y código de acceso escrito iHabitar
- Historial paso a paso del invitado iHabitar
- Escáner de QR con decisión inmediata iHabitar Staff
- Búsqueda por placa iHabitar Staff
- Registrar visita desde la portería iHabitar Staff
- Enlace de invitación con QR Portal de invitados
- Golden Pass iHabitar
Tutoriales paso a paso
Lo que dice la ley
- Control de visitantes y protección de datos en portería Qué datos puede pedir la portería de un conjunto, cómo obtener la autorización, qué hacer con fotos, huellas, menores y cámaras según la Ley 1581 de 2012.
- Ley 675 de 2001 explicada: guía de propiedad horizontal Qué regula la Ley 675 de 2001, quién decide qué en un conjunto, cómo se pagan las cuotas y qué pasa con la mora y las sanciones, con el artículo exacto.
Otros módulos de iHabitar
Todas las funcionalidades- Citofonía virtual Quien llega sin invitación escanea el QR de la portería y el residente autoriza desde su celular.
- Pago de administración en línea Nequi, PSE, Botón Bancolombia y tarjeta desde la app, con el pago aplicado a la factura sin revisar soportes.
- Reservas de zonas comunes Salón social, BBQ, canchas y piscina con calendario, cupo por vivienda, cobro y depósito.
- Asambleas virtuales Los propietarios votan desde el celular, una vivienda un voto, con poderes y resultados en vivo.
Vea la portería de su conjunto funcionando con QR
Le mostramos el recorrido completo de una visita sobre un conjunto de prueba: la invitación, el QR del visitante, la validación en portería y el historial. Sin compromiso.