iHabitar Staff: app de portería y administración del conjunto

Escáner de QR con decisión inmediata

El guarda escanea el QR del visitante o del Golden Pass y ve de una vez los datos del invitado, el vehículo y si la unidad que lo invita está en mora.

Código de ingreso escrito

Si el visitante no puede mostrar el QR, el guarda escribe el código de acceso y llega a la misma pantalla de decisión. Si el código no existe, la app lo dice con claridad.

Aceptar o rechazar, con registro

Aceptar registra la entrada, con tipo y placa de vehículo si aplica. Al rechazar, el guarda puede escribir el motivo, que queda en el historial de la visita.

Auditoría

Búsqueda por placa

Se escribe la placa, con guiones o sin ellos, y aparecen tanto las visitas como los vehículos de residentes y propietarios que coinciden. Sirve para confirmar un carro parado en la entrada.

Registrar visita desde la portería

Para el invitado que llega sin anunciarse: se elige la unidad, se propone el residente anfitrión con botón de llamada, y al escribir el documento de cada invitado se completan solos nombre y género.

Domicilios: llegó y recogido

Listado buscable por tipo o casa con las marcas de frágil, se paga y requiere firma, botón de llamada al residente, foto opcional del paquete y confirmación al marcar llegada o entrega.

Aviso de mora en la puerta

La pantalla de decisión avisa cuando la unidad está en mora, para que la regla del conjunto se aplique en el punto donde importa.

QR de portería y afiche para imprimir

La administración crea un QR por cada portería, lo cambia si alguien le tomó foto o lo desactiva. El afiche con el QR se comparte en varios diseños, listo para imprimir y pegar en la entrada.

Tablero de llegadas en portería

Cada solicitud muestra la vivienda, los visitantes (los menores sin documento), el estado de la llamada al residente, la cuenta regresiva y el resultado: esperando, aprobado, rechazado, sin respuesta o ingresó. Se actualiza solo.

Autorizar desde portería

Si el residente no contesta, o incluso si rechazó, el guarda puede autorizar el mismo día. Queda registrado con su nombre y la hora, y el residente y la administración lo ven en el historial.

Auditoría

Aprobado no es ingreso

La aprobación del residente no abre la puerta: el guarda registra el ingreso cuando la persona entra, con un botón o escaneando el QR que recibe el visitante. El ingreso se registra una sola vez.

Bandeja de aprobaciones

Tres colas en una sola pantalla: solicitudes de nuevo residente, solicitudes de cambio de correo y solicitudes de paz y salvo.

Aprobar un residente nuevo

Se revisan sus datos con botones de llamada y WhatsApp, se le fija bloque, unidad y rol —propietario, inquilino o familiar— y se aprueba o se rechaza con motivo.

Casas, habitantes e historial

Árbol de bloques, pisos y unidades. Por unidad: habitantes con llamada y WhatsApp, todas sus facturas, estado de cuenta de administración e historial de visitas agrupado por mes.

Gestión de personal

Alta de personal por número de documento, que reconoce a las personas ya registradas, y asignación de rol limitada por el rol de quien administra.

Importar residentes desde Excel

Se elige el archivo, se emparejan las columnas —el asistente propone el emparejamiento solo— y antes de importar avisa de duplicados y de datos obligatorios faltantes, que se corrigen celda por celda.

Excel

Exportar usuarios, visitas, reservas y facturas

Todos los registros o solo los de una unidad. El reporte llega al correo del propio funcionario que lo solicitó, no a un enlace público.

Seguridad

Facturas en revisión

Los pagos pendientes de revisión se pasan uno por uno: se ve el soporte de la transferencia, se ajusta el monto realmente pagado y se aprueba o se rechaza con motivo.

Importar facturas desde Excel

Asistente de tres pasos —información, archivo con emparejamiento de columnas, y revisión antes de enviar— para cargar la facturación mensual completa de una vez.

Excel

Facturación recurrente

Día de generación (1 a 28), plazo de pago (1 a 60 días), tipo de factura, monto y a qué unidades aplica. La pantalla muestra en vivo "se genera el X, vence el Y".

Pagos en línea y simulador de comisión

Activación del recaudo en línea sobre una cuenta bancaria del conjunto, y un simulador que muestra cuánto paga el residente frente a cuánto recibe la copropiedad.

Cuentas bancarias del conjunto

Alta y edición de cuentas con banco, número, tipo de cuenta y documento del titular; son las que ve el residente para transferir.

Estado de cuenta por unidad

Actualización del saldo de administración de una unidad o marcado al día. De ahí salen los bloqueos por mora en reservas, asambleas y portería.

Zonas comunes con horarios e inventario

Nombre, tipo, descripción, precio y depósito o gratuidad, máximo de personas, máximo por unidad, si se puede reservar, inventario de elementos y horarios por día de la semana con copiado rápido.

Reservas con depósito

Listado completo de reservas donde el administrador marca depósito pagado —con foto opcional— y depósito devuelto, además de crear reservas a nombre de una unidad.

Plantilla de paz y salvo con firma

Nombre, cargo, empresa y ciudad del firmante, logo de la residencia, logo de la empresa y firma cargada o dibujada en la pantalla. Es la base de todos los certificados que se generan.

Editor del reglamento

El reglamento del conjunto se edita desde la app y queda publicado de inmediato para los residentes.

A quién le llega cada cosa

El mismo selector sirve para comunicados y facturación recurrente: todos, todos excepto ciertas unidades o bloques, con o sin parqueadero, con mascotas, con deuda, o unidades y bloques específicos.

Personal en varios conjuntos

Un mismo funcionario administra varias copropiedades desde el mismo usuario, y al cambiar de conjunto no queda en pantalla ni un dato del anterior.

Seguridad

Crear y editar asambleas

Título, descripción, PDF adjunto y armado de las votaciones, cada una con sus opciones y sus descripciones corta y larga.

Conducir la asamblea en vivo

Iniciar y finalizar la asamblea, abrir y cerrar cada votación —solo una abierta a la vez— y ver quórum, unidades votantes frente a elegibles, poderes aceptados y resultados que se mueven mientras la gente vota.

Publicar comunicados

Título, cuerpo, descripción larga e imagen, dirigidos solo a quien corresponde. Llega como notificación al celular de los residentes seleccionados.

Escaneo de la reserva de piscina

El QR del residente abre la reserva con zona, casa, residentes e invitados. El encargado puede agregar o quitar personas antes de admitir y registrar la entrada.

Registro manual por unidad

Se busca la unidad, se escoge la piscina, se marca quién entra respetando el máximo por unidad, se agregan notas y, si hace falta, se crea un invitado en el momento.

Bitácora de accesos del día

Todos los ingresos a piscina registrados en la jornada, en una sola lista.