Paz y salvo de administración: qué es y cómo se expide

El paz y salvo de administración es el documento con el que la copropiedad certifica que una unidad privada no tiene deudas pendientes por expensas comunes a una fecha determinada. Se pide sobre todo al vender un inmueble, al terminar un contrato de arrendamiento o para un trámite de crédito.

Qué dice la ley

La Ley 675 de 2001 menciona el paz y salvo en dos artículos:

Artículo	Qué establece
29, inciso 4	En la escritura de transferencia de dominio de un inmueble en propiedad horizontal, el notario exigirá paz y salvo de las contribuciones a las expensas comunes, expedido por el representante legal de la copropiedad.
29, inciso 5	Si no se cuenta con el paz y salvo, la escritura deja constancia de esa circunstancia, de la solicitud presentada al administrador y de la solidaridad del nuevo propietario por las deudas con la copropiedad.
51, numeral 13	Es función del administrador expedir el paz y salvo de cuentas cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de una unidad.

Esas reglas se apoyan en la solidaridad que la ley establece entre el propietario anterior y el nuevo por las expensas que el primero no pagó, y entre el propietario y el tenedor a cualquier título por las expensas ordinarias (art. 29).

Para qué se pide

• Venta. El notario lo exige para la escritura. Para el comprador es la forma de saber que no hereda una deuda.
• Fin de un arriendo o cambio de inquilino. El administrador debe expedirlo cuando cambia el tenedor (art. 51, numeral 13). Al propietario le sirve para cerrar cuentas con el arrendatario saliente.
• Créditos y otros trámites. Algunas entidades lo piden para verificar que la unidad está al día.

Qué debe contener

La ley no fija un formato. En la práctica, un paz y salvo útil incluye:

• nombre de la copropiedad, NIT y datos de la administración;
• identificación de la unidad (torre, apartamento, parqueadero o depósito) y del propietario;
• la fecha de corte y, si la copropiedad lo maneja así, la fecha hasta la cual es válido;
• la mención expresa de que la unidad está al día con las expensas comunes ordinarias y extraordinarias y sus intereses;
• nombre, cargo y firma del representante legal, y la fecha de expedición.

Un paz y salvo contiene datos personales del propietario. Entréguelo al titular o a quien él autorice, de acuerdo con la política de tratamiento de datos de la copropiedad (Ley 1581 de 2012).

Cómo se pide y cómo se expide

Para el propietario o residente:

1. Revise su estado de cuenta y pague lo pendiente, incluidos intereses.
2. Solicite el paz y salvo por el canal que haya definido la administración: oficina, correo o la app del conjunto.
3. Indique para qué lo necesita si es una venta, porque la notaría puede pedir que tenga una fecha reciente.
4. Si en la cartera aparece un pago que usted ya hizo, adjunte el soporte.

Para la administración:

1. Verifique la cartera de la unidad a la fecha de corte, incluidos intereses y cuotas extraordinarias.
2. Si está al día, expida el certificado con la fecha de corte y la firma del representante legal.
3. Si hay saldo pendiente, entregue un estado de cuenta con el detalle de lo adeudado. Así el interesado sabe exactamente qué pagar y, si la venta sigue sin paz y salvo, puede probar ante la notaría que lo solicitó.
4. Lleve un registro de las solicitudes y de las fechas de respuesta.

Lo que la ley no dice

Hay preguntas frecuentes que la Ley 675 no resuelve y que dependen del reglamento o de la asamblea:

• El plazo para expedirlo. La Ley 675 no fija un término. El derecho de petición ante organizaciones privadas (Ley 1755 de 2015, art. 32) tiene un plazo general de 15 días (art. 14), pero esa ley lo prevé para garantizar derechos fundamentales y no es claro que cubra este certificado. Fijar un plazo en el reglamento o en un procedimiento interno evita la discusión y las demoras en ventas y arriendos.
• El costo. La ley no menciona un cobro. Si existe, debe tener respaldo en una decisión de la asamblea o en el reglamento.
• La vigencia. El paz y salvo certifica la situación a una fecha. Muchas copropiedades indican hasta cuándo lo consideran válido, por ejemplo hasta el próximo vencimiento de cuota.
• Otras deudas. Para la escritura, el notario exige paz y salvo de “las contribuciones a las expensas comunes” (art. 29). El artículo 51 habla en cambio de “paz y salvo de cuentas con la administración”, que puede entenderse más amplio. Si la unidad debe multas u otros cobros que no son expensas, no hay una posición clara sobre si se puede negar el paz y salvo por ellos: una opción prudente es certificar lo que corresponde a expensas e informar aparte los otros saldos. Consulte con un abogado antes de negarlo por un concepto distinto a las expensas.

Errores frecuentes

• Expedir el paz y salvo sin revisar los intereses. Una cuota pagada tarde puede haber dejado intereses pendientes.
• Firmarlo quien no es representante legal. Debe firmarlo el administrador, como representante legal (art. 50).
• Entregarlo a un tercero sin autorización del propietario. Es información personal del titular.
• Aprobar una deuda como pagada para destrabar una venta. Si se acuerda una condonación o un acuerdo de pago, debe hacerse dentro de lo que haya autorizado la asamblea y quedar documentado.

Si la copropiedad usa una plataforma

Cuando las cuotas y los pagos están en un mismo sistema, la administración puede ver la cartera actualizada de la unidad en el momento en que llega la solicitud, y el certificado sale con el formato y la firma definidos una sola vez. Aun así, la revisión de la cartera antes de firmar sigue siendo responsabilidad del administrador.