Cuotas de administración: cálculo, mora y acuerdos de pago

La cuota de administración es la forma en que cada propietario contribuye a las expensas comunes: vigilancia, aseo, mantenimiento, servicios de las zonas comunes, seguros y la administración misma. Es obligatoria aunque el propietario no viva en la unidad o no use un servicio (art. 29, parágrafo 2, de la Ley 675).

De dónde sale la cuota

1. El administrador prepara el presupuesto de ingresos y gastos del año, incluidas las primas de seguros, y lo somete al consejo y a la asamblea (art. 51, numerales 1 y 4).
2. La asamblea lo aprueba, junto con las cuotas para atender las expensas ordinarias y extraordinarias (art. 38, numeral 4).
3. Cada unidad paga según su coeficiente de copropiedad, que es el índice de participación en las expensas comunes (art. 25, numeral 3). En conjuntos comerciales o mixtos puede haber además módulos de contribución por sectores (art. 31).

El presupuesto debe incluir el fondo de imprevistos: un recargo no inferior al 1 % del presupuesto anual de gastos comunes. La asamblea puede suspender ese cobro cuando el fondo llega al 50 % del presupuesto ordinario del año (art. 35).

Ejemplo de cálculo

Las cifras de este ejemplo son inventadas, solo para mostrar la operación:

Dato	Valor
Presupuesto anual de gastos comunes aprobado	$360.000.000
Fondo de imprevistos (1 %)	$3.600.000
Total a recaudar en el año	$363.600.000
Coeficiente del apartamento	0,85 %
Cuota anual del apartamento (total × coeficiente)	$3.090.600
Cuota mensual (anual ÷ 12)	$257.550

El coeficiente se calcula, salvo reglas especiales, con base en el área privada construida de cada unidad frente al área privada total (art. 26). Si cree que su coeficiente está mal calculado, la asamblea puede modificarlo con el 70 % de los coeficientes cuando hubo errores aritméticos o no se aplicaron los parámetros legales (art. 28).

El incremento anual

La cuota cambia cuando cambia el presupuesto que aprueba la asamblea; no hay aumento automático por el salario mínimo o el IPC. Así lo recordó en marzo de 2026 la Circular Externa conjunta 028 de los ministerios de Vivienda y del Trabajo, salvo que el reglamento traiga una fórmula de ajuste, que la asamblea también puede modificar.

Cuotas extraordinarias

Las expensas extraordinarias financian gastos que no están en el presupuesto ordinario. Tres reglas:

• Solo pueden cobrarse recargos adicionales al fondo de imprevistos cuando ese fondo no alcanza (art. 35, parágrafo).
• Si en el año suman más de 4 veces el valor de las expensas necesarias mensuales, requieren el 70 % de los coeficientes de la copropiedad (art. 46, numeral 2).
• Las expensas comunes diferentes de las necesarias, como mejoras voluntarias, también requieren el 70 % (art. 46, numeral 3).

Intereses de mora

El retraso en el pago causa intereses de mora equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente certificado por la Superintendencia Financiera (la ley todavía dice “Superintendencia Bancaria”), salvo que la asamblea fije un interés inferior (art. 30).

Cómo calcularlo sin errores:

1. Consulte la tasa de interés bancario corriente certificada en la Superintendencia Financiera. Se certifica cada mes, como tasa efectiva anual, para varias modalidades de crédito. La Ley 675 no dice cuál modalidad usar: defina con su contador o abogado cuál toma la copropiedad, déjelo escrito y aplíquelo igual a todos.
2. Multiplíquela por 1,5 para obtener el tope de mora, o use la tasa menor que haya aprobado la asamblea. Ese tope coincide con el límite de usura, que también es una y media veces el interés bancario corriente (la Superintendencia lo publica junto con cada certificación); nunca lo supere.
3. Convierta la tasa efectiva anual a la del período que usa la copropiedad. Para una tasa mensual: (1 + tasa anual)^(1/12) − 1.
4. Aplique la tasa solo sobre las cuotas vencidas, desde que vence el plazo para pagarlas (Código Civil, art. 1608), y use la tasa certificada para cada mes de mora, no la del mes en que cobra. Los intereses atrasados no producen interés (Código Civil, art. 1617, regla 3).

Cómo se aplican los pagos

Cuando un propietario debe capital e intereses, el pago se imputa primero a los intereses, salvo que el acreedor acepte expresamente imputarlo a capital (Código Civil, art. 1653). Si hay varias deudas, el deudor puede elegir a cuál imputa el pago, aunque no puede preferir una que todavía no ha vencido sin permiso del acreedor; si nadie lo imputa, se prefiere la deuda vencida (arts. 1654 y 1655).

El Ministerio de Vivienda, en su concepto 2024EE0001392, reconoce esa regla del Código Civil y aun así considera que los dineros de un acuerdo de pago deben aplicarse a las cuotas e intereses más antiguos. Las dos cosas se concilian por escrito: en un acuerdo de pago, el deudor puede aceptar que sus pagos se apliquen a lo más antiguo. Fuera de un acuerdo, si el propietario indica a qué cuota vencida aplica su pago, la ley le da esa opción. Defina la regla en el reglamento o con la asamblea, déjela en cada acuerdo y aplíquela igual a todos.

Cobro de cartera

• Publicación. Mientras dure la mora, puede publicarse en el conjunto, solo en lugares sin tránsito constante de visitantes (art. 30). La Corte Constitucional declaró exequible esa publicación (sentencia C-328 de 2019). El acta de la asamblea debe incluir a los propietarios morosos y la convocatoria debe traer la relación de deudores (arts. 30 y 39).
• Cobro judicial. El administrador cobra directamente o con apoderado e inicia el cobro judicial sin necesidad de autorización (art. 51, numeral 8). El título ejecutivo es el certificado de deuda que expide el administrador, y no hace falta agotar antes los mecanismos de solución de conflictos (art. 48).
• Prescripción. La acción ejecutiva prescribe en cinco años desde que cada cuota se hizo exigible (Código Civil, arts. 2535 y 2536). Una cartera que se deja envejecer puede perderse.

Restringir servicios a quien está en mora

Es el punto más discutido de la cartera. Lo que dicen las fuentes:

• La ley. Las sanciones del artículo 59, entre ellas restringir el uso de bienes comunes no esenciales, están previstas para el incumplimiento de obligaciones no pecuniarias. La mora tiene sus propias consecuencias: intereses, publicación y cobro judicial (arts. 30 y 48). Nunca se pueden restringir los bienes comunes esenciales (art. 59, parágrafo).
• La Corte Constitucional, en tutelas. Ha dicho que suspender a un moroso servicios que no son vitales, como la piscina, otras comodidades o el parqueadero comunal, no vulnera derechos fundamentales, siempre que esté previsto en el reglamento y sea razonable (SU-509 de 2001 y T-596 de 2003). En cambio, no se pueden suspender los servicios públicos, el citófono, la recepción de correspondencia, la apertura de la puerta o del garaje, ni la circulación por las zonas comunes o el acceso a la vivienda (SU-509 de 2001 y T-596 de 2003).
• El Ministerio de Vivienda. Considera que es el reglamento el que define si pueden adoptarse esas restricciones y que deben aplicarse con debido proceso y derecho de defensa (concepto 2024EE0040784, no obligatorio).

Las tutelas no resolvieron si, con la Ley 675, un reglamento puede restringir zonas por mora; eso corresponde a los jueces civiles. Antes de condicionar una zona a estar al día, verifique que el reglamento lo diga, que no toque servicios vitales ni bienes esenciales, que se avise antes y que se aplique igual a todos. Consúltelo con un abogado.

Acuerdos de pago

La Ley 675 no regula los acuerdos de pago. Al firmar uno, el deudor reconoce la deuda, lo que interrumpe la prescripción (Código Civil, art. 2539). Según el Ministerio de Vivienda (concepto 2024EE0001392), para celebrarlos la asamblea debe facultar al administrador y fijar las condiciones: si se reducen o condonan intereses, la forma y el plazo de los pagos y qué pasa si se incumple. Un buen acuerdo de pago:

1. Identifica la unidad, el deudor y el saldo total a la fecha, discriminado en capital e intereses.
2. Fija un cronograma de cuotas con fechas y valores, además de la cuota ordinaria del mes, que se sigue causando.
3. Dice cómo se imputan los pagos, por ejemplo a las cuotas e intereses más antiguos.
4. Establece que el incumplimiento de una cuota permite exigir el saldo completo.
5. Queda firmado por las dos partes, y la administración lo registra en la cartera.

Lo que ve el residente

Muchos reclamos nacen de no entender la factura. Una cuenta de cobro clara muestra la cuota del mes, las vencidas, los intereses, los pagos aplicados y la fecha límite. Si además el residente puede pagar en línea y ver el pago aplicado, la cartera baja por simple comodidad.