Control de visitantes y protección de datos en portería

La portería es donde la copropiedad recolecta más datos personales: nombres, documentos, placas, horarios, fotos y video. Todo eso es tratamiento de datos, sujeto a la Ley 1581 de 2012 y a su reglamentación. Aquí se resumen esas normas y la guía de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) para propiedad horizontal.

Quién es responsable

La copropiedad, como persona jurídica, es responsable del tratamiento de los datos de residentes, visitantes y empleados. Así lo dice la guía de la SIC y lo reitera su concepto 25-167843 de 2025. La empresa de vigilancia que contrata actúa como encargada del tratamiento, con sus propios deberes (Ley 1581, art. 18), y la copropiedad debe exigirle que cumpla su política. Si usa un software o una app, el proveedor debe cumplir la Ley 1581 como responsable o encargado, según su papel, y el programa debe permitir a la copropiedad cumplir la ley (concepto SIC 25-167843 de 2025). Revise en el contrato qué papel asume y qué hace con los datos al terminar.

El administrador, como representante legal, responde por los perjuicios que cause por dolo o culpa, y se presume su culpa leve cuando viola la ley (art. 50 de la Ley 675).

Qué datos pedir

El principio es simple: solo los datos pertinentes y adecuados para la finalidad (Decreto 1377 de 2013, art. 4). Para controlar el acceso suelen bastar:

Dato	¿Es necesario para el control de acceso?
Nombre y número de documento	Sí, para identificar a quien entra
Unidad que visita y residente que autoriza	Sí
Fecha y hora de entrada y salida	Sí
Placa del vehículo	Solo si ingresa con vehículo
Teléfono del visitante	Depende: justifíquelo en la política
Huella o rostro (biometría)	Dato sensible: siempre opcional y con alternativa
Foto	La SIC la trata como sensible: opcional y con alternativa
Dirección, ocupación, salud	No

La autorización

El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular (Ley 1581, arts. 4, literal c, y 9). Al pedirla, la copropiedad debe informar (art. 12):

1. el tratamiento al que se someten los datos y su finalidad;
2. el carácter facultativo de las respuestas sobre datos sensibles o de menores;
3. los derechos del titular;
4. la identificación y los datos de contacto del responsable.

La autorización se pide a más tardar al recolectar el dato (Decreto 1377 de 2013, art. 5), por escrito, de forma oral o por conductas inequívocas; el silencio nunca equivale a autorización (art. 7). La copropiedad debe conservar la prueba (art. 8): una minuta sin aviso la deja sin cómo demostrar que cumplió.

Cuando el residente registra a su visitante

Si un residente entrega el nombre, el documento o la placa de su invitado, quien da los datos no es su titular, y las normas no dicen cómo se obtiene entonces la autorización del visitante. Lo prudente es pedir al residente solo lo indispensable, informar al visitante con el aviso de la portería y pedirle su autorización cuando llegue. Defina el procedimiento en la política y consúltelo con un abogado.

Avisos en la portería y cámaras

La SIC recomienda ubicar avisos de privacidad en todas las porterías. El aviso debe decir quién es el responsable, para qué se usan los datos, cuáles son los derechos del titular y cómo consultar la política de tratamiento (Decreto 1377 de 2013, art. 15).

Si hay videovigilancia, ponga avisos visibles en porterías, ascensores, garajes y demás lugares con cámaras. La guía de la SIC propone este texto: “Zona videovigilada. Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales). Consulte nuestra política de tratamiento de información”.

Si la Policía pide enlazar las cámaras de las zonas comunes a su red, se necesita la autorización previa de quien esté legitimado para darla (Ley 1801 de 2016, art. 237, parágrafo). Las imágenes se manejan con los principios de protección de datos (C-094 de 2020).

Fotos, huellas y reconocimiento facial

Los datos biométricos son datos sensibles (Ley 1581, art. 5). La lista de la ley es de ejemplos, no cerrada (sentencia C-748 de 2011), y la guía de la SIC incluye entre los datos sensibles las fotos y las videograbaciones. Su tratamiento está prohibido salvo excepciones, como la autorización explícita del titular (art. 6). Cuando se usan, la copropiedad debe (Decreto 1377 de 2013, art. 6):

• informar que, por tratarse de datos sensibles, el titular no está obligado a autorizarlos;
• explicar de forma previa cuáles datos son sensibles y para qué se usan, y obtener el consentimiento expreso;
• no condicionar ninguna actividad, tampoco el ingreso, a que se entreguen.

En la Resolución 52185 de 2025, la SIC ordenó a un conjunto de Bogotá suprimir los datos biométricos de quienes lo pidieron, no condicionar el acceso al reconocimiento facial y habilitar alternativas menos invasivas, como tarjetas de proximidad, códigos de acceso o personal de seguridad capacitado.

Niños, niñas y adolescentes

En el tratamiento se deben respetar los derechos prevalentes de los menores (Ley 1581, art. 7). La Corte Constitucional precisó que sus datos pueden tratarse siempre que no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos y el tratamiento responda a su interés superior (sentencia C-748 de 2011). El reglamento exige además la autorización de su representante legal, después de escuchar al menor según su madurez (Decreto 1377 de 2013, art. 12). Las normas no regulan el caso concreto de la portería; lo prudente es:

• registrar el ingreso de un menor a través del adulto responsable que lo acompaña o lo autoriza;
• no tomar fotos de menores;
• no publicar ni compartir información sobre sus horarios o rutinas.

Confidencialidad y conservación

Quien trabaja en la portería conoce quién vive en cada unidad, sus horarios, vehículos y visitas, y esa información es reservada (Ley 1581, art. 4, literal h). La SIC recomienda capacitar al personal, pactar cláusulas de confidencialidad y no enviar correos masivos con las direcciones visibles.

Los datos se conservan solo el tiempo razonable y necesario para la finalidad (Decreto 1377 de 2013, art. 11). Defina en la política cuánto guarda los registros de visitantes y las grabaciones, y suprímalos al vencer ese plazo, salvo que una obligación legal o contractual exija conservarlos.

Registro Nacional de Bases de Datos

Inscribir las bases de datos en el registro de la SIC es obligatorio para las entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.26.1.2). La copropiedad lo es (art. 33 de la Ley 675), así que solo debe inscribirlas si supera ese tope; los demás deberes se aplican igual.

Derechos de los titulares

Un residente o visitante puede pedir conocer, actualizar o suprimir sus datos y revocar la autorización (Ley 1581, art. 8). Las consultas se responden en máximo 10 días hábiles y los reclamos en 15, prorrogables según la ley (arts. 14 y 15). Las sanciones de la SIC por incumplir llegan hasta 2.000 salarios mínimos mensuales (art. 23).

Checklist para la administración

1. Adopte una política de tratamiento con el contenido mínimo del Decreto 1377 de 2013 (art. 13) y publíquela.
2. Ponga avisos de privacidad y de zona videovigilada en la portería.
3. Revise el formato de registro de visitantes: elimine los campos que no necesita.
4. Asegúrese de poder probar la autorización de cada titular.
5. Ofrezca un medio de ingreso sin biometría a quien no quiera entregarla.
6. Incluya en el contrato de vigilancia cláusulas de confidencialidad, uso limitado y devolución de datos.
7. Defina plazos de conservación y un responsable de atender consultas y reclamos (Decreto 1377 de 2013, art. 23).

Invitaciones previas: menos datos en la portería

Cuando el residente anuncia la visita antes de que llegue, la portería solo confirma la identidad contra la invitación y deja la hora de ingreso: menos datos escritos a mano y un historial de cada ingreso. Sea cual sea el sistema, la copropiedad sigue siendo la responsable de informar a los visitantes y de definir cuánto conserva esos registros.