Asamblea de copropietarios: quórum, mayorías y actas

La asamblea general es el órgano de dirección de la copropiedad (art. 38): aprueba el presupuesto y las cuotas, elige el consejo y el revisor fiscal y reforma el reglamento. Una convocatoria mal hecha o un acta incompleta pueden dejar sin piso esas decisiones.

Ordinaria, extraordinaria y por derecho propio

Tipo	Cuándo	Quién convoca
Ordinaria	Al menos una vez al año, en la fecha del reglamento; si no la fija, dentro de los 3 meses siguientes al vencimiento del período presupuestal	El administrador (art. 39)
Extraordinaria	Cuando hay necesidades imprevistas o urgentes	El administrador, el consejo, el revisor fiscal o propietarios que sumen al menos la quinta parte de los coeficientes (art. 39)
Por derecho propio	Si nadie convocó la ordinaria: el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento del período presupuestal, a las 8:00 p. m., en el lugar del reglamento o en el conjunto	Nadie: se reúne por ley (art. 40)
Universal	Cualquier día y lugar, sin convocatoria, si asisten todos los coeficientes	No requiere convocatoria (art. 40)

Cómo convocar paso a paso

1. Defina el orden del día con el consejo. En las asambleas extraordinarias y en las reuniones no presenciales no se pueden tomar decisiones sobre temas que no estén en él (art. 39, parágrafo 1).
2. Prepare los documentos: estados financieros, presupuesto, informe de gestión y propuestas. El administrador debe someterlos a la asamblea (art. 51, numerales 1 y 4).
3. Envíe la convocatoria a cada propietario, a la última dirección registrada, con al menos 15 días calendario de antelación para la ordinaria (art. 39).
4. Incluya la relación de propietarios que adeudan contribuciones a las expensas comunes (art. 39, parágrafo 2).
5. Explique qué pasa si no hay quórum: el artículo 41 pide que la convocatoria deje constancia de la reunión de segunda convocatoria; inclúyala en la citación a la primera reunión.
6. Recoja los poderes según lo que diga el reglamento: quién puede representar, cuántos poderes puede llevar una persona y cómo se acreditan.

Quórum y mayorías

Salvo que la ley o el reglamento exijan más, la asamblea sesiona con propietarios que representen más de la mitad de los coeficientes y decide con la mitad más uno de los coeficientes representados en la reunión (art. 45). El artículo 37 dice que el voto de cada propietario equivale a su coeficiente de copropiedad.

En los conjuntos y edificios destinados a vivienda esa regla tiene un condicionamiento de la Corte Constitucional:

• Decisiones de contenido económico, las que representan una erogación, como la cuota de administración o las mejoras: se vota por coeficiente (sentencia C-522 de 2002).
• Decisiones de contenido no económico, como las reglas sobre mascotas, ascensores y parques, salón comunal, trasteos o acceso de personas: se vota con la fórmula una unidad, un voto (sentencia C-522 de 2002). Para ellas, el quórum y las mayorías del artículo 45 se cuentan sobre unidades, no sobre coeficientes (sentencia C-738 de 2002).

La Corte no clasificó todas las decisiones posibles y pidió hacer la misma distinción en los inmuebles mixtos. Cuando una decisión mezcle los dos aspectos, defina antes de la reunión cómo se va a contar y déjelo explicado en el acta.

Dos límites que no admiten pacto en contrario:

• Ninguna decisión, salvo la extinción de la propiedad horizontal, puede exigir más del 70 % de los coeficientes. Las mayorías superiores que traiga un reglamento se tienen por no escritas (art. 45).
• Las decisiones tomadas en contra de esas reglas son absolutamente nulas (art. 45).

Decisiones que exigen el 70 %

Requieren el 70 % de los coeficientes que integran la copropiedad, no solo de los presentes (art. 46):

Decisión	Numeral del art. 46
Cambios en la destinación de bienes comunes o que disminuyan sensiblemente su uso	1
Expensas extraordinarias que en el año superen 4 veces las expensas necesarias mensuales	2
Expensas comunes diferentes de las necesarias	3
Asignar un bien común al uso exclusivo de un propietario que lo pidió	4
Reformar los estatutos y el reglamento	5
Desafectar un bien común no esencial	6
Reconstruir el conjunto destruido en al menos el 75 %	7
Cambiar la destinación genérica de los bienes privados	8
Adquirir inmuebles para la copropiedad	9
Liquidar y disolver la persona jurídica	10

Estas decisiones no pueden tomarse en reuniones no presenciales ni en segunda convocatoria, salvo que en esta última se alcance el 70 % (art. 46, parágrafo).

En un conjunto de vivienda, algunas de estas decisiones no son económicas, por ejemplo ciertas reformas al reglamento. Cómo se cuenta el 70 % en esos casos después de las sentencias C-522 y C-738 de 2002 no está resuelto de forma expresa: consúltelo con un abogado antes de la asamblea.

Segunda convocatoria

Si la primera reunión no tiene quórum, se cita a una nueva el tercer día hábil siguiente, a las 8:00 p. m., salvo que el reglamento diga otra cosa, y en ella decide un número plural de propietarios, cualquiera que sea su coeficiente (art. 41). Las decisiones del artículo 46 siguen necesitando el 70 %.

Asambleas virtuales y mixtas

La Ley 675 admite dos formas de decidir sin reunión presencial:

• Reunión no presencial (art. 42): se delibera y decide por cualquier medio, con comunicación simultánea o sucesiva, y debe quedar prueba inequívoca (como una grabación) de quién vota, qué y a qué hora.
• Decisión por comunicación escrita (art. 43): cada propietario vota por escrito; la mayoría se cuenta sobre el total de coeficientes y los votos deben llegar dentro de un mes.

El artículo 44 dice que esas decisiones son ineficaces si algún propietario no participa. El Ministerio de Vivienda lee esa regla junto con el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015, escrito para las sociedades por el Decreto 398 de 2020: basta con que participen los propietarios necesarios para el quórum, y las mismas reglas valen para las reuniones mixtas (conceptos 2022EE0017795 y 2024EE0040900). Para las decisiones del 70 %, el concepto de 2022 admite la reunión mixta solo si asisten presencialmente propietarios que sumen el 70 % de los coeficientes.

Son interpretaciones administrativas, no obligatorias, que ningún juez ni ley posterior ha confirmado con alcance general: si su asamblea va a ser virtual o mixta, consulte la forma con un abogado.

Guarde la grabación, la asistencia con coeficientes, la constancia de que el quórum se mantuvo y la verificación de identidad de cada participante. En las reuniones no presenciales, el acta se asienta en el libro, la firma el representante legal y se comunica a los propietarios dentro de los 10 días siguientes (art. 44).

El acta

El acta la firman el presidente y el secretario de la asamblea y debe indicar (art. 47):

• si la asamblea es ordinaria o extraordinaria,
• la forma de la convocatoria y el orden del día,
• el nombre y la calidad de los asistentes, su unidad privada y su coeficiente,
• los votos emitidos en cada caso.

También debe incluir a los propietarios en mora (art. 30). Dentro de los 20 días hábiles siguientes a la reunión, el administrador pone una copia completa a disposición de los propietarios en la sede de la administración, les informa y deja constancia en el libro de actas; a quien la pida le entrega copia (art. 47).

Impugnar una decisión

El administrador, el revisor fiscal y los propietarios pueden impugnar las decisiones que no se ajusten a la ley o al reglamento (art. 49). El plazo ya no está en la Ley 675: lo fija el artículo 382 del Código General del Proceso en dos meses desde la fecha del acto, so pena de caducidad, o desde su inscripción si el acto está sujeto a registro. Ante un caso concreto, consulte con un abogado cómo se cuenta.

Antes de usar una herramienta de votación

Verifique si la herramienta cuenta por unidad o por coeficiente: en un conjunto de vivienda puede necesitar las dos formas en la misma asamblea. Pruébela antes y tenga un plan para quien no pueda conectarse.