Consejo de administración y revisor fiscal: funciones

La Ley 675 de 2001 reparte el gobierno de la copropiedad entre varios órganos. Saber qué le corresponde a cada uno evita los conflictos más comunes: un consejo que firma contratos que no le tocan, un administrador que gasta sin autorización o una asamblea que no sabe a quién pedirle cuentas.

Quién es quién

Órgano	Quién lo elige	Período	Qué hace	Artículos
Asamblea general	La forman los propietarios	No aplica	Órgano de dirección: aprueba presupuesto, cuotas, estados financieros y reformas; elige consejo y revisor fiscal	37 a 49
Consejo de administración	La asamblea	El del reglamento o, en su defecto, un año	Toma las determinaciones para que la copropiedad cumpla sus fines, según el reglamento; elige al administrador	50, 53 a 55
Administrador	El consejo o, si no existe, la asamblea	El del reglamento	Representa legalmente a la copropiedad; ejecuta, conserva, representa y recauda	50 a 52
Revisor fiscal	La asamblea	El del reglamento o, en su defecto, un año	Control de las operaciones de la copropiedad	56 y 57
Comité de convivencia	La asamblea (o el consejo, si ella le delega)	Un año	Propone fórmulas de arreglo entre vecinos; no sanciona	38 y 58

El consejo de administración

Cuándo existe

El artículo 53 distingue por tipo de copropiedad:

• Comerciales o mixtas de más de 30 bienes privados (sin contar parqueaderos ni depósitos): el consejo es obligatorio, con un número impar de tres o más propietarios o sus delegados.
• Comerciales o mixtas de 30 o menos: es potestativo consagrarlo en el reglamento.
• Residenciales de más de 30 bienes privados: también es potestativo, según el reglamento.
• Residenciales de 30 o menos: el artículo 53 no los menciona. Como la ley no lo exige, tenerlo o no depende de lo que diga el reglamento.

Revise su reglamento: es el que dice si existe consejo, cuántos miembros tiene y qué funciones le delega.

Quién puede ser consejero

El artículo 53 habla de propietarios “o sus delegados”. Según el Ministerio de Vivienda, un consejero elegido no puede dar poder a un tercero para que lo reemplace en las reuniones: para eso están los suplentes que elija la asamblea (concepto 2024EE0040900, no obligatorio).

La Ley 675 no regula la remuneración ni un régimen propio de responsabilidad de los consejeros. Si su copropiedad quiere pagarles o fijarles reglas de responsabilidad, defínalo en el reglamento o con la asamblea y consúltelo con un abogado.

Cómo decide

El consejo delibera y decide válidamente con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros, salvo que el reglamento exija un quórum superior, y con independencia de los coeficientes (art. 54). Es decir, en el consejo cada miembro tiene un voto.

Qué hace

El artículo 55 le asigna “tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines”, de acuerdo con el reglamento. Además, la ley le da estas funciones concretas:

1. Elegir al administrador para el período del reglamento (art. 50).
2. Firmar el contrato con el administrador a través de su presidente (art. 50, parágrafo 1).
3. Recibir del administrador las cuentas anuales, el informe para la asamblea, el presupuesto, el balance y la ejecución presupuestal (art. 51, numeral 4).
4. Someter con el administrador los estados financieros y el presupuesto a la asamblea (art. 38, numeral 2).
5. Convocar asamblea extraordinaria cuando haya necesidades imprevistas o urgentes (art. 39).
6. Imponer sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias, solo si el reglamento le atribuye esa facultad (art. 60).
7. Elegir el comité de convivencia si la asamblea le delega esa función (art. 38, parágrafo).

El consejo no reemplaza a la asamblea en lo que la ley le reserva a ella, como aprobar el presupuesto y las cuotas o reformar el reglamento (art. 38).

El administrador

El administrador es el representante legal de la copropiedad y tiene facultades de “ejecución, conservación, representación y recaudo” (arts. 50 y 51). Entre sus funciones básicas están convocar la asamblea, llevar los libros de actas y el registro de propietarios y residentes, llevar la contabilidad, cobrar las cuotas y multas, notificar y hacer efectivas las sanciones y expedir el paz y salvo (art. 51).

Responde por los perjuicios que cause por dolo o culpa, y se presume su culpa leve cuando incumple o se extralimita en sus funciones o viola la ley o el reglamento (art. 50). En conjuntos residenciales debe acreditar idoneidad en los términos que reglamente el Gobierno Nacional (art. 50, parágrafo 2).

El revisor fiscal

Cuándo es obligatorio

• En conjuntos de uso comercial o mixto, la ley exige revisor fiscal: contador público con matrícula profesional vigente e inscrito ante la Junta Central de Contadores, elegido por la asamblea (art. 56).
• En edificios o conjuntos residenciales, la asamblea decide si lo tiene, y en ese caso el revisor puede ser propietario o tenedor de una unidad (art. 56).

La Corte Constitucional retiró la palabra “titulado” del artículo 56 (sentencia C-670 de 2002), así que en los comerciales o mixtos se exige contador público con matrícula vigente, sin más requisitos de título. Para los residenciales, la Ley 675 no fija requisitos expresos; como el artículo 57 remite a las funciones de la Ley 43 de 1990, que regula la profesión de contador público, lo prudente es que también lo sea. Confírmelo con un abogado o un contador antes de la elección.

En los comerciales o mixtos, el revisor no puede ser propietario o tenedor, ni tener parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni vínculos comerciales con el administrador o los miembros del consejo (art. 56).

Qué hace

Ejerce las funciones previstas en la Ley 43 de 1990 y en la Ley 675 (art. 57). Dentro de la Ley 675, además:

• Da fe de que en una reunión no presencial con comunicación sucesiva las comunicaciones ocurrieron de manera inmediata (art. 42).
• Puede convocar asamblea extraordinaria (art. 39).
• Puede impugnar las decisiones de la asamblea que no se ajusten a la ley o al reglamento (art. 49).

El comité de convivencia

En los conjuntos residenciales, la asamblea elige un comité de convivencia para períodos de un año, con un número impar de tres o más personas (arts. 38 y 58). Su papel es intentar fórmulas de arreglo en los conflictos de la vida en comunidad; sus consideraciones quedan en un acta firmada por las partes y los miembros. La participación es ad honorem y en ningún caso puede imponer sanciones (art. 58).

Buenas prácticas para un consejo que funciona

1. Reúnase con un calendario fijo y deje acta de cada reunión con las decisiones y los responsables.
2. Pida al administrador un informe mensual con la cartera por edades, la ejecución del presupuesto y los contratos vigentes.
3. Separe funciones: el consejo decide y controla; el administrador ejecuta. Evite que un consejero dé órdenes directas al personal.
4. Documente los conflictos de interés: si un consejero tiene relación con un proveedor, que se aparte de la decisión.
5. Prepare la asamblea con tiempo: los estados financieros y el presupuesto deben estar listos antes de la convocatoria.

Cuando la información sale de un sistema que todos consultan, como la cartera actualizada o los soportes de cada pago, las reuniones del consejo se dedican a decidir y no a reconstruir cifras.