Asamblea virtual o mixta en propiedad horizontal

Desde 2020 muchas copropiedades hacen su asamblea por videollamada, o con una parte de los propietarios en el salón comunal y otra conectada. Funciona, pero una asamblea virtual mal documentada puede terminar con decisiones ineficaces. Esta guía explica qué dice la Ley 675 de 2001, qué es interpretación y cómo prepararla. Las reglas generales de convocatoria, quórum y actas están en la guía Asamblea de copropietarios.

Qué permite la Ley 675

La ley prevé dos formas de decidir sin reunir a todos en un mismo lugar:

Forma	Cómo funciona	Artículo
Reunión no presencial	Los propietarios o sus representantes deliberan y deciden por cualquier medio, por comunicación simultánea o sucesiva, con el quórum requerido para cada caso	42
Decisión por comunicación escrita	Cada propietario, convocados todos, expresa por escrito el sentido de su voto frente a decisiones concretas, con su nombre, el contenido y la fecha y hora. La mayoría se cuenta sobre el total de coeficientes y los votos separados deben llegar dentro de un mes	43

Para que la reunión no presencial sea válida debe quedar prueba inequívoca, como una grabación o algo similar, donde sea claro el nombre del propietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en que lo hace, además de la copia de la convocatoria (art. 42, parágrafo). Si la comunicación es sucesiva, debe ocurrir de manera inmediata, y de eso da fe el revisor fiscal (art. 42).

El artículo 44 y cómo se ha interpretado

El artículo 44 dice que las decisiones de estas reuniones son ineficaces cuando alguno de los propietarios no participa en la comunicación. Leído al pie de la letra, una asamblea virtual exigiría la participación de todos.

El Ministerio de Vivienda, en su concepto 2022EE0017795, lo interpretó junto con el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015, una norma para sociedades: “todos” se entiende como quienes participan en la reunión, siempre que esté el número necesario para deliberar y decidir. Esa misma norma pide al representante legal verificar la identidad de los participantes virtuales y dejar constancia en el acta de la continuidad del quórum durante toda la reunión, y extiende esas reglas a las reuniones mixtas.

El concepto se dio en el contexto del Decreto 176 de 2021, que regulaba las reuniones de ese año. En 2024 el Ministerio reiteró la misma lectura: la ley permite las asambleas virtuales, salvo para las decisiones del artículo 46, y no se requiere la participación del 100 % de los propietarios, sino el quórum que corresponda a cada decisión (concepto 2024EE0040900). También señaló que el quórum mínimo debe mantenerse hasta el final de la asamblea, o por lo menos en la toma de decisiones (concepto 2024EE0044176).

Son interpretaciones administrativas, no obligatorias para los jueces, y se apartan de la letra del artículo 44. Por eso:

• Revise qué dice el reglamento de su copropiedad sobre reuniones no presenciales.
• Consulte con un abogado la forma de la reunión antes de convocarla.
• Documente todo como si fuera a tener que probarlo.

Lo que no se decide a distancia

Las diez decisiones del artículo 46 que exigen el 70 % de los coeficientes, como reformar el reglamento, imponer expensas extraordinarias altas o cambiar la destinación de bienes comunes, no pueden tomarse en reuniones no presenciales (art. 46, parágrafo).

Para la reunión mixta, el Ministerio de Vivienda considera que esas decisiones sí pueden tomarse si asisten presencialmente propietarios que representen al menos el 70 % de los coeficientes de la copropiedad (concepto 2022EE0017795). Si el orden del día incluye alguna de ellas, planee una reunión presencial o mixta con esa asistencia.

Hay una excepción temporal. El Decreto Legislativo 1423 de 2026, dictado por la emergencia del sismo del 10 de agosto de 2026, permite por 24 meses deliberar y decidir de forma presencial, virtual o mixta sin las restricciones del artículo 44 y del parágrafo del artículo 46, pero solo para decisiones sobre la rehabilitación, reparación, reforzamiento o reconstrucción, en los municipios de la emergencia y respecto de quienes tengan acreditada una afectación directa. No cambia los quórums ni las mayorías. Si su copropiedad puede estar en ese caso, consúltelo con un abogado.

Paso a paso

1. Defina la modalidad con el consejo: presencial, no presencial o mixta, según el orden del día. Si hay decisiones del artículo 46, la no presencial queda descartada.
2. Convoque con el orden del día. En las reuniones no presenciales el aviso debe traer el orden del día y no se pueden tomar decisiones sobre temas no previstos en él (art. 39, parágrafo 1). Incluya el enlace de conexión, las instrucciones para votar y la relación de propietarios que adeudan expensas (art. 39, parágrafo 2).
3. Prepare la verificación de identidad. Defina cómo se va a comprobar que cada participante es el propietario o su apoderado, y recoja los poderes antes de la reunión. Vea el modelo de poder para asamblea.
4. Lleve el registro de asistencia con la unidad, el coeficiente y la hora de conexión de cada participante, y verifique el quórum al iniciar.
5. Grabe la reunión completa, con audio y video, desde la verificación del quórum hasta el cierre.
6. Vote de forma trazable. Cada voto debe quedar con el nombre de quien lo emite, su unidad, el sentido del voto y la hora. Un sondeo anónimo en la videollamada no deja esa prueba.
7. Vigile el quórum. Si mucha gente se desconecta, el quórum puede caer en medio de la reunión. Déjelo anotado antes de cada votación.
8. Redacte el acta. En la reunión no presencial, el acta se asienta en el libro, la firma el representante legal y se comunica a los propietarios dentro de los 10 días siguientes a la conclusión del acuerdo (art. 44). Incluya lo que exige el artículo 47: forma de la convocatoria, orden del día, asistentes con su unidad y coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.
9. Guarde la prueba: grabación, registro de asistencia, poderes, resultados de cada votación y copia de la convocatoria.

Cómo elegir las herramientas

Para la videollamada sirve cualquier plataforma que permita grabar y que los propietarios sepan usar. Para votar, verifique antes de la reunión:

• Que identifique al votante y su unidad, no solo un nombre escrito a mano en un chat.
• Que registre la hora de cada voto y permita consultar los resultados después.
• Cómo cuenta los votos. En los conjuntos de vivienda, las decisiones económicas se votan por coeficiente y las demás por unidad (Corte Constitucional, sentencia C-522 de 2002). Una herramienta que solo cuenta por unidad no sirve por sí sola para aprobar el presupuesto o las cuotas.
• Que admita poderes, para que el apoderado vote por la unidad que representa.
• Que haya un plan B para quien no logra conectarse: un número de soporte, una sala presencial o la comunicación escrita del artículo 43 para decisiones concretas.

Los documentos electrónicos, como un poder enviado por correo o un voto registrado en una plataforma, pueden servir como prueba. La Ley 527 de 1999 reconoce los mensajes de datos cuando la información es accesible para su posterior consulta y cuando se puede identificar a quien los envía.

Errores frecuentes

• Convocar sin orden del día o decidir temas que no estaban en él.
• No grabar, o grabar solo una parte de la reunión.
• Votar con la función de encuestas de la videollamada sin saber quién votó.
• No verificar el quórum antes de cada decisión.
• Incluir una reforma al reglamento en una asamblea no presencial.
• Dejar el acta para después del plazo de diez días.