Modelo de poder para asamblea de propiedad horizontal

El propietario que no puede ir a la asamblea no tiene por qué perder su voto: puede darle un poder a otra persona para que delibere y vote en su nombre. La Ley 675 de 2001 lo permite al decir que la asamblea la constituyen los propietarios de bienes privados o sus representantes o delegados (art. 37). Esta guía explica qué debe contener el poder, trae un modelo listo para descargar y resume los cuidados al recibirlos.

De dónde sale la regla

La Ley 675 no dice cómo debe ser el poder. Por eso se aplican las reglas del mandato del Código Civil:

• Qué es. El mandato es un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera. Quien da el encargo es el mandante (o poderdante) y quien lo acepta, el apoderado (art. 2142).
• Cómo se otorga. Puede hacerse por escritura pública o privada, por cartas, verbalmente o de cualquier otro modo inteligible (art. 2149).
• Cuándo queda perfecto. Con la aceptación del apoderado, que puede ser expresa o tácita; actuar en ejecución del mandato es aceptarlo (art. 2150).

El Ministerio de Vivienda, en su concepto 2024EE0038703, concluyó que la Ley 675 no establece ningún requisito especial para este poder y que basta con la identificación y la firma del poderdante y del apoderado, y con las facultades de voz y voto en la respectiva asamblea. Ya en 2009 había dicho que la delegación puede hacerse mediante un documento simple firmado por el propietario, en el que exprese claramente para qué queda facultado el delegado (concepto 1200-E2-110278). Los conceptos del Ministerio orientan, pero no obligan.

Qué debe decir el poder

Un poder claro evita discusiones en la mesa de registro. Incluya:

1. Ciudad y fecha en que se firma.
2. A quién va dirigido: la asamblea general de propietarios del edificio o conjunto, con su nombre.
3. El propietario: nombre completo, tipo y número de documento, y la unidad privada (torre o bloque, apartamento o casa).
4. El apoderado: nombre completo y tipo y número de documento.
5. La reunión: ordinaria o extraordinaria, fecha, hora y modalidad (presencial, no presencial o mixta), y si el poder sirve también para la reunión de segunda convocatoria.
6. Las facultades: deliberar y votar en todos los puntos del orden del día, o solo en algunos, con instrucciones de voto si las hay. Si quiere que su apoderado pueda postularse al consejo de administración o a otro cargo, dígalo de forma expresa: el Ministerio de Vivienda considera que esa facultad debe constar en el poder.
7. Las firmas del propietario y del apoderado. La firma del apoderado deja constancia de que aceptó.

Evite los poderes en blanco, sin nombre del apoderado. Además de prestarse para abusos, impiden verificar si el reglamento permite que esa persona represente a otros.

Modelo de poder

Descargue el modelo en Word para diligenciarlo: modelo de poder para asamblea de propiedad horizontal (.docx). Este es el texto:

PODER PARA ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS

Ciudad y fecha: ______________________

Señores Asamblea General de Propietarios [Nombre del edificio o conjunto] – Propiedad Horizontal

Yo, ______________________, identificado(a) con [tipo de documento] número ______________, propietario(a) de la unidad privada [torre o bloque ____, apartamento o casa ____] del [nombre del edificio o conjunto], otorgo poder a ______________________, identificado(a) con [tipo de documento] número ______________, para que me represente en la reunión [ordinaria / extraordinaria] de la asamblea general de propietarios convocada para el día ____ de __________ de ______, a las ______, en modalidad [presencial / no presencial / mixta], y en la reunión de segunda convocatoria que se realice si la primera no tiene quórum.

Mi apoderado(a) queda facultado(a) para deliberar y votar en mi nombre en todos los puntos del orden del día. [Opcional: también para postularse y ser elegido(a) como miembro del consejo de administración o del comité de convivencia.] [Opcional: instrucciones de voto: ______________________.]

Este poder solo vale para la reunión indicada y su segunda convocatoria. Si asisto personalmente, queda sin efecto.

Firma del propietario(a): ______________________ Nombre, documento, teléfono y correo: ______________________

Acepto este poder. Firma del apoderado(a): ______________________ Nombre y documento: ______________________

Ajuste el modelo a lo que exija el reglamento de su copropiedad, por ejemplo si pide anexar la copia de algún documento.

Quién puede recibir un poder

La Ley 675 no limita quién puede ser apoderado ni cuántos poderes puede llevar. Esas reglas, cuando existen, están en el reglamento. Las más comunes son:

• Un número máximo de poderes por persona, para que pocas personas no concentren la votación.
• Que el administrador, los empleados o los miembros del consejo no reciban poderes. En las sociedades comerciales esa regla está en la ley: los administradores y empleados no pueden representar acciones distintas de las propias mientras ejerzan su cargo (Código de Comercio, art. 185). La Ley 675 no tiene una norma igual ni establece inhabilidades para el administrador, así que depende del reglamento (concepto 1200-E2-082451 de 2010).

Un arrendatario, un familiar o un vecino pueden ser apoderados. El Ministerio de Vivienda no ve inhabilidad para que un tercero, como el locatario de un leasing, actúe como apoderado del propietario.

Cómo se entrega y se verifica

• Fije un plazo para recibir los poderes, por ejemplo hasta el inicio de la reunión, y dígalo en la convocatoria.
• Verifique la identidad de quien llega con el poder, contra el documento que aparece en él.
• Registre el poder en la asistencia, con la unidad y el coeficiente que representa. El acta debe indicar el nombre y la calidad de los asistentes, su unidad privada y su coeficiente (art. 47).
• Guarde los poderes con el acta, como soporte del quórum y de las votaciones.

Un poder enviado por correo electrónico también puede servir. Cuando una norma exige que la información conste por escrito, un mensaje de datos cumple ese requisito si es accesible para su posterior consulta, y la firma se entiende satisfecha con un método confiable que identifique a quien lo envía e indique que aprueba el contenido (Ley 527 de 1999, arts. 6 y 7). Defina de antemano qué medios acepta la administración y aplíquelos igual a todos.

Cómo se revoca

El propietario puede revocar el poder a su arbitrio, de forma expresa o tácita, y la revocación produce efecto desde el día en que el apoderado tiene conocimiento de ella (Código Civil, art. 2191). Dar un nuevo poder para la misma reunión a otra persona es una revocación tácita del primero (art. 2190). Si el propietario decide ir a la asamblea, conviene que avise a la mesa de registro para que no se cuente dos veces su unidad.

Poderes en asambleas virtuales

En una reunión no presencial debe quedar prueba del nombre de quien vota, del contenido del voto y de la hora (art. 42, parágrafo). Si el apoderado vota a distancia, la prueba debe mostrar que lo hace en nombre de la unidad que representa. Pida los poderes antes de la reunión, con tiempo para revisarlos. La guía Asamblea virtual o mixta explica el resto de requisitos.